Аутсорсинг: что это такое и как его учесть

Слово «аутсорсинг» произошло от английского outsourcing, которое переводится как «внешний источник». Им обозначают получение заказчиком определенных услуг или работ от другой компании. Обычно они необходимы, чтобы решить задачу, связанную с непрофильными для заказчика функциями. Примером может служить уборка помещений, доставка еды в офис, юридическое и бухгалтерское сопровождение компании.

Отношения между заказчиком и сторонней организацией оформляются договором возмездного оказания услуг или подряда. Независимо от названия, к нему будут применяться исключительно нормы ГК РФ. Положения трудового законодательства здесь не работают.

Аутсорсинг не подпадает под понятие заемного труда. Исполнитель оказывает заказчику услуги или выполняет работы, а не предоставляет персонал. Следовательно, сотрудники не работают под управлением и контролем чужого работодателя. Таким образом, не нарушается запрет, установленный ч. 1 ст. 56.1 ТК РФ.

К плюсам аутсорсинга относят:

• сокращение затрат на персонал и социальные обязательства. Заказчик избавлен от необходимости выплачивать заработную плату, премии, пособия по временной нетрудоспособности, отпускные и различного рода компенсационные выплаты. В случае спада спроса на продукцию он не будет, сокращая сотрудников, выплачивать выходные пособия и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства;

• экономию управленческих ресурсов. Контролирует сотрудников их непосредственный работодатель, заказчику не нужно тратить на это время и силы;

• повышение качества получаемых услуг. Это актуально для компаний, которым проблематично нанять квалифицированных сотрудников на отдельные позиции, например, из-за невозможности платить достойную зарплату. Для аутсорсинговой фирмы это основное направление деятельности, поэтому ей проще предоставить сотруднику высокую зарплату, обучение, а также регулярное повышение квалификации;

• возможность быстро перестроить бизнес. Достаточно прекратить отношения с одной аутсорсинговой компанией и начать их с другой. Не нужно принимать и увольнять сотрудников.

Среди минусов выделяют:

• нарушение конфиденциальности. Поручиться за сохранность приватных данных в сторонней компании нельзя, тогда как контролировать своих сотрудников проще и надежнее;

• риск некачественного выполнения функций. У заказчика отсутствует возможность «на берегу» оценить квалификацию специалистов исполнителя. Проблемы могут выявиться уже по ходу сотрудничества с аутсорсинговой компанией, например, низкая квалификация юристов проявится в проигрыше дел в суде, а бухгалтера – в наложении на компанию штрафов из-за не вовремя сданной отчетности или наличия ошибок в ней;

• отсутствие контроля над переданными функциями.

Аутстаффингом обычно называют привлечение одним лицом (заказчиком) работников, которые оформлены у другого лица (исполнителя). Такие работники трудятся в интересах, под управлением и контролем заказчика, но не заключают с ним трудовой или гражданско-правовой договор. Зарплату, отпускные и прочие им выплачивает исполнитель (их работодатель). Подробнее об аутстаффинге читайте здесь.

Заказчик и исполнитель составляют договор о предоставлении персонала, в котором определяют условия и срок, в течение которого будут трудиться работники. Если принимающей стороне нужен не персонал, который перейдет под его контроль, а конкретная услуга, то это уже не аутстаффинг. В этом случае можно говорить об аутсорсинге.

Условия, при которых допустимо заключать договор о предоставлении персонала, и требования к нему установлены в ст. 18.1 Закона РФ «О занятости населения в Российской Федерации» от 19.04.1991 № 1032-1 и главе 53.1 ТК РФ. Предоставлять свой персонал другим лицам может:

1. Частное агентство занятости, которое:

• является юридическим лицом, зарегистрированным на территории РФ;

• прошло аккредитацию на право предоставлять сотрудников;

• не применяет специальные налоговые режимы, в частности, упрощенную систему налогообложения (п. 8 ст. 18.1 закона № 1032-1).

Частное агентство занятости по общему правилу может предоставить персонал юрлицу или ИП (ч. 2 ст. 341.2 ТК РФ):

• для замены временно отсутствующего сотрудника, за которым сохраняется его рабочее место;

• выполнения работ, которые связаны с временным (до 9 месяцев) расширением производства или увеличением объема оказываемых услуг.

Физлицу, не являющемуся ИП, агентство может предоставить персонал только для личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства (ч. 2 ст. 341.2 ТК РФ).

Частное агентство занятости обязано включить в трудовой договор с работником условие о том, что он будет выполнять свою трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем юрлица или гражданина, не являющихся его работодателями (ч. 1 ст. 341.2 ТК РФ).

2. Другое юридическое лицо, но только:

• своему аффилированному юрлицу;

• юрлицу, вместе с которым они являются сторонами акционерного соглашения, либо самому акционерному обществу, в отношении прав на акции которого заключено такое соглашение.

Если договор о предоставлении персонала заключен с нарушением этих условий, то такие отношения могут быть признаны заемным трудом, который запрещен в силу ст. 56.1 ТК РФ.

Для наглядности приведем отличия аутсорсинга и аутстаффинга в таблице.

]

Организации решают воспользоваться услугами аутсорсинговой компании по нескольким причинам:
• необходимый объем услуг или работ настолько мал, что нет смысла нанимать работника;
• определенные работы и услуги нужны не постоянно, а время от времени;
• обстоятельства вынуждают сокращать расходы на оплату труда и зарплатные налоги.
Приведем несколько примеров аутсорсинга:

1. Производственный. Компания передает исполнителю часть своих функций, таких как разработка новых образцов продукции, изготовление полуфабрикатов, хранение готовой продукции и так далее. Примером может служить шведская корпорация IKEA, которая занимается только разработкой дизайна и выстраиванием структуры продаж. Непосредственно продукцию изготавливают ее партнеры, которых насчитывается более 2,5 тысяч.

2. IT. Зачастую компании приходят к выводу, что обслуживание компьютеров и оргтехники выгоднее передать на аутсорсинг, чем содержать собственного программиста.

3. Бухгалтерский. Он востребован среди небольших компаний и индивидуальных предпринимателей. Им выгоднее передать функции бухгалтерии организации со стороны, чем нанимать сотрудника. В этом случае заказчик также экономит на приобретении специальных бухгалтерских программ.

4. Юридический. Здесь исполнитель берет на себя полностью или частично функции юриста организации. Небольшие фирмы, не имеющие штатного юриста, передают на аутсорсинг всю правовую работу: от написания инструкций и приказов до представления интересов фирмы в судах. Более крупные предприятия со штатным юристом привлекают сторонние компании для решения специфических задач, например, для заключения внешнеторгового контракта. Проще привлечь специалиста, разбирающегося в законодательстве нужной страны, чем поручить своему юристу в срочном порядке изучить его.

Договор аутсорсинга следует составлять по правилам договора об оказании услуг или подряда. Эти договоры могут быть абонентскими, если исполнитель оказывает услуги или выполняет работы по требованию заказчика.

В договоре аутсорсинга согласовываются следующие основные условия, а именно:

1. Предмет. Это необходимо, чтобы договор был заключен (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Нужно описать, что именно должен делать исполнитель: вести бухгалтерский, налоговый учет, оказывать IT-поддержку (п. 1 ст. 702, п. 1 ст. 779 ГК РФ).

В договоре подряда следует указать, каким должен быть результат (п. 1 ст. 702 ГК РФ), например, описать программу, которая будет создана.

Для согласования предмета необходимо определить также объем услуг или работ. Если у вас абонентский договор, можно ограничить объем исполнения, например, установить его верхний предел (п. 32 Постановления Пленума ВС РФ от 25.12.2018 № 49).

2. Сроки оказания услуг (производства работ). Для подрядного договора срок выполнения работ – это существенное условие (п. 1 ст. 708 ГК РФ). При его несогласовании он считается незаключенным. А для договора об оказании услуг данное условие необязательно. По общему правилу договор нельзя признать незаключенным только из-за того, что в нем не прописаны сроки оказания услуг (п. 8 обзора судебной практики по спорам, связанным с признанием договоров незаключенными – приложения к информационному письму Президиума ВАС РФ от 25.02.2014 № 165).
Если исполнитель или подрядчик работают по заявкам, можно согласовать сроки их исполнения или указать, что срок будет определен в заявке.
В абонентском договоре можно определить срок абонентского обслуживания — в какой период исполнитель будет его осуществлять. Следует указать календарные даты, период времени или событие, которое обязательно должно наступить (ст. 190 ГК РФ).

3. Цена. Как правило, в договоре указывается цена всех услуг (работ), которые заказчик получит. Приложить также можно смету, прайс-лист исполнителя (подрядчика) или другой подобный документ.
В абонентском договоре допустимо указать размер абонентской платы и порядок ее внесения.

Если не согласовать цену, то придется брать за основу стоимость аналогичных услуг (работ) при сравнимых обстоятельствах (п. 3 ст. 424 ГК РФ). В итоге цена может отличаться от той, на которую рассчитывали стороны.

4. Порядок выполнения договора. Здесь важно описать, как стороны будут взаимодействовать. Можно, например, указать уполномоченных представителей сторон, порядок передачи друг другу сведений и документов, порядок обработки заявок заказчика, если услуги или работы выполняются по заявкам и так далее.

5. Ответственность сторон. Например, можно установить неустойку за наиболее существенные нарушения, в частности, за просрочку выполнения стороной своих обязательств. Иногда из-за некачественной услуги, например, ошибки при ведении налогового учета, заказчика могут привлечь к ответственности. На этот случай можно предусмотреть, что исполнитель возмещает суммы штрафов, уплаченных по его вине.

Образец договора об аутсорсинге

Стоимость оказанных услуг или выполненных работ по договору аутсорсинга (без учета НДС, принимаемого к вычету), как правило, включают в расходы по обычным видам деятельности (пп. 5, 6, 6.1 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Обычно на аутсорсинг передают выполнение непрофильных задач, поэтому в большинстве случаев такие траты относятся к косвенным расходам или расходам на продажу. В зависимости от конкретного вида услуг, работ их стоимость может относиться, в частности:

• к общепроизводственным расходам (например, если оказаны услуги по обслуживанию производственного оборудования);

• управленческим расходам (например, если оказаны юруслуги);

• расходам на продажу (например, если исполнитель выполняет логистические функции торговой организации или оказывает ей курьерские услуги).

Расходы в общем случае признают в периоде составления акта приемки-сдачи оказанных услуг (выполненных работ) или другого первичного документа, подтверждающего их оказание или производство (пп. 16, 18 ПБУ 10/99).

Договор может быть абонентским, с фиксированным ежемесячным платежом, и в нем может отсутствовать условие о ежемесячном составлении акта. Примером может служить договор о ведении бухгалтерского и налогового учета. Расходы по нему признают на последнее число каждого месяца в течение срока действия договора в сумме, равной величине оплаты за месяц, за вычетом НДС, принимаемого к вычету (п. 16 ПБУ 10/99). Для этого ежемесячно составляется бухгалтерская справка, содержащая обязательные реквизиты первичного учетного документа. В ней будет зафиксирована стоимость оказанных за месяц услуг или выполненных работ (ч. 1 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Операции по договору аутсорсинга отражают следующими проводками.

Стоимость оказанных услуг или выполненных работ по договору аутсорсинга при расчете налога на прибыль учитывают (в зависимости от их характера):

1. В материальных расходах, если оказываются услуги, выполняются работы производственного характера, например, обслуживание производственного оборудования или IT-услуги (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ).

2. В прочих расходах, связанных с производством и (или) реализацией, если исполнитель оказывает:
• юридические или консультационные услуги (пп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК РФ);

• услуги по управлению организацией или ее подразделениями (пп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ);

• услуги по ведению бухгалтерского учета (пп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ).

3. В стоимости материалов, если услуги или работы связаны с их приобретением, например, если исполнитель осуществляет доставку материалов до склада организации (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Важно, чтобы расходы компании по договорам аутсорсинга были обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Документальным подтверждением факта оказания услуг или производства работ по могут быть следующие документы:

• договор аутсорсинга;

• задание заказчика;

• отчет исполнителя;

• акт об оказании услуг (выполнении работ).

Документальное оформление факта оказания услуг или выполнения работ должно быть достаточно детализировано, чтобы можно было установить конкретные виды услуг (работ) и определить их стоимость.

Нужно, чтобы такие услуги и работы не дублировали функции, которые выполняют сотрудники компании. В противном случае будет трудно доказать, что заключение договора аутсорсинга не имело основной целью снижение суммы налога на прибыль к уплате и применение налогового вычета по НДС (пп. 1 п. 2 ст. 54.1 НК РФ, письмо Минфина РФ от 13.12.2019 № 01-03-11/97904).

Расходы признают на дату:

• составления акта приемки-сдачи оказанных услуг или выполненных работ, другого первичного документа, подтверждающего оказание услуг или выполнение работ, если стоимость услуг (работ) учитывается как услуги производственного характера (п. 2 ст. 272 НК РФ);

• расчетов по договору, на дату составления акта или на последний день отчетного (налогового) периода – если стоимость услуг (работ) относится к прочим расходам (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ);

• передачи материалов в производство, если стоимость услуг (работ) связана с их приобретением (п. 2 ст. 272 НК РФ).