Аренда автомобиля сотрудника

Необходимость использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях может возникнуть уже в процессе его работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного транспортного средства (ТС) в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. От этого зависит не только правомерность выплаты работнику соответствующих сумм, но и порядок их налогообложения.

Использование личной машины сотрудника в служебных целях можно оформить:

• заключением договора аренды;

• заключением договора безвозмездного пользования;

• выплатой работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

В нашей статье мы подробно разберем первый вариант – аренду транспортного средства.

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без него. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание работник, во втором указанные обязанности возлагаются на компанию-арендатора (ст. 632, 642 ГК РФ).

Далее в таблице приведем основные различия этих договоров.

Эти отличия необходимо учитывать, выбирая вид договора аренды ТС.

Арендный договор с сотрудником необходимо оформить в письменной форме вне зависимости от (ст. 633, 643 кодекса):

• вида аренды ТС (с экипажем или без него);

• срока его действия;

• цены договора.

Договор аренды ТС не подлежит госрегистрации.

В договоре аренды автомобиля без экипажа необходимо закрепить следующие условия.

1. Сведения о сторонах договора — арендодателе и арендаторе.

2. Объект аренды. Следует подробно прописать характеристики транспортного средства, позволяющие идентифицировать его (уникальный код (VIN), цвет и номер кузова, данные регистрационных документов). При отсутствии таких сведений условие об объекте арендного договора считается несогласованным, а договор – незаключенным (п. 1 ст. 432, п. 3 ст. 607 ГК РФ).

3. Права и обязанности сторон.
Арендодатель обязан (пп. 1, 2 ст. 611 ГК РФ) предоставить ТС со всей документацией и принадлежностями. Выполнение указанной обязанности может подтверждаться актом приема-передачи, подписываемым обеими сторонами.
Арендатор обязан (п. 1 ст. 614, ст. 644, 645, 646 ГК РФ):

• своевременно вносить арендную плату;

• поддерживать надлежащее состояние арендованного авто, включая осуществление текущего и капитального ремонта;

• своими силами осуществлять управление арендованным ТС и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую;

• нести расходы на содержание ТС, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, если иное не предусмотрено договором.

Если договором не предусмотрено иное, арендатор вправе без согласия арендодателя сдавать транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды, заключать с третьими лицами договоры перевозки и другие допустимые договоры (ст. 647 ГК РФ).

4. Ответственность сторон. Ответственность за вред, причиненный автомобилем третьим лицам, в установленном порядке несет арендатор (ст. 648 ГК РФ). Также можно предусмотреть ответственность сторон за неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение обязательств по договору аренды, например, за просрочку передачи ТС и документов к нему.

5. Арендная плата. Рекомендуем указать в договоре размер арендной платы и порядок ее внесения (ст. 614 ГК РФ). Как правило, ее устанавливают в твердой сумме. По общему правилу, закрепленному в п. 3 ст. 614 ГК РФ, размер платежа может меняться не чаще одного раза в год. Другое правило стороны должны согласовать в договоре.

6. Срок договора аренды. Если срок аренды в договоре не определен, договор аренды считается заключенным на неопределенный срок. В этом случае каждая из сторон вправе в любое время отказаться от договора, предупредив об этом другую сторону за месяц. Договором может быть установлен иной срок для предупреждения о прекращении договора аренды, заключенного на неопределенный срок (п. 2 ст. 610 ГК РФ). Договором аренды можно закрепить условия его продления и (или) досрочного прекращения.

7. Иные условия. Договор может содержать другие условия, установленные сторонами, например, цели использования авто.

По ссылке можно скачать образец договора аренды автомобиля без экипажа.

В договоре аренды ТС с экипажем необходимо прописать следующие условия:

1. Сведения о сторонах.

2. Объект аренды.

3. Права и обязанности сторон.

Арендодатель обязан (пп. 1, 2 ст. 611, ст. 632, 634, п. 2 ст. 635, ст. 637 ГК РФ):
• предоставить ТС со всей документацией и принадлежностями;

• оказывать услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации самостоятельно либо, если иное не предусмотрено договором, нести расходы на оплату услуг членов экипажа и на их содержание;

• поддерживать надлежащее состояние ТС, осуществлять его текущий и капитальный ремонт, предоставлять необходимые принадлежности;

• нести расходы на страхование.

Арендатор обязан (п. 1 ст. 614, ст. 636 ГК РФ):

• нести расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, если иное не предусмотрено договором;

• своевременно вносить арендную плату.

Если договором не предусмотрено иное, арендатор вправе без согласия арендодателя сдавать машину в субаренду (п. 1 ст. 638 ГК РФ).

4. Ответственность сторон. В случае гибели или повреждения автомобиля арендатор обязан возместить арендодателю причиненные убытки, если последний докажет, что это произошло по обстоятельствам, за которые отвечает арендатор (ст. 639 ГК РФ). Ответственность за вред, причиненный третьим лицам арендованным ТС, в установленном порядке несет арендодатель. Он вправе предъявить к арендатору регрессное требование о возмещении сумм, выплаченных третьим лицам, если докажет, что вред возник по вине арендатора (ст. 640 ГК РФ).

5. Арендная плата. Смысл такого договора заключается в том, что по одному и тому же договору физическое лицо получает доход и от сдачи в аренду имущества, и от оказания услуг по управлению и эксплуатации ТС. Поэтому целесообразно в договоре отдельно прописать арендную плату и стоимость оказываемых услуг. Дело в том, что страховыми взносами будет облагаться только та часть вознаграждения, которая относится к оказанию услуг. Та часть, которая относится к аренде транспортного средства, взносами не облагается.

6. Срок договора аренды.

7. Иные условия, например, режим работы водителя.

По ссылке можно посмотреть образец договора аренды автомобиля с экипажем.

Автомобиль, полученный от арендодателя, учитывают за балансом, если договором не предусмотрены ни переход права собственности на автомобиль, ни возможность его выкупа, и компания не предполагает передавать его в субаренду (п. 12 ФСБУ 25/2018). При этом арендованный автомобиль можно учесть за балансом в любом из случаев, указанных в п. 11 ФСБУ 25/2018.

Расходами на автомобиль, используемый в целях производства и продажи товаров (работ, услуг), признают (пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»):

• арендную плату, включая плату за управление автомобилем и его техническую эксплуатацию, если заключен договор аренды ТС с экипажем;

• затраты на содержание и эксплуатацию авто (приобретение ГСМ, мойку, проведение техобслуживания и так далее);

• затраты на ремонт;

• затраты на страхование автомобиля и гражданской ответственности его владельца.
Расходы на капитальный ремонт арендованного автомобиля в общем случае включают в капитальные вложения.

Бухгалтерские записи, связанные с начислением арендной платы, удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов.

Проводки по учету затрат на содержание автомобиля.

Бухгалтерские записи по учету затрат на текущий ремонт.

Налог на прибыль

Арендная плата по договору аренды транспортного средства относится к прочим расходам по налогу на прибыль, связанным с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для документального подтверждения затрат потребуется заключенный договор аренды, акт приемки-передачи арендованного имущества.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся также затраты на содержание служебного транспорта. Следовательно, компания вправе учесть затраты, связанные с коммерческой эксплуатацией автомобиля, в составе расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Расходы на техническое обслуживание можно учесть в случае заключения договора аренды транспортного средства без экипажа (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). По договору аренды ТС с экипажем затраты на техническое обслуживание, текущий и капитальный ремонт автомобиля должен нести арендодатель (ст. 634 ГК РФ). Поэтому учет таких расходов для целей налогообложения инспекторы могут признать необоснованными.

Аналогично расходы на ремонт автомобиля как основного средства включают в состав расходов для целей исчисления налога на прибыль на основании п. 2 ст. 260 НК РФ лишь в случае аренды транспортного средства без экипажа.

Основанием для учета расходов на ГСМ являются документы о приобретении топлива и о его расходе. Для этих целей можно использовать путевой лист, однако его применение необязательно, в том числе и с точки зрения подтверждения расходов по налогу на прибыль (письмо УФНС России по городу Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@).

Траты на техобслуживание, ремонт, мойку, парковку принимаются к учету на основании первичных документов, содержащих информацию о том, что указанные расходы понесены компанией в отношении арендованного транспортного средства. Такие расходы могут быть учтены при исчислении налога на прибыль только при заключении договора аренды ТС без экипажа.

НДФЛ

При выплате арендной платы у компании возникают обязанности налогового агента. Она должна начислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с платы, включающей в себя (п. 1 ст. 207, пп. 4, 6, 8 п. 1 ст. 208, ст. 209, п. 1, пп. 9 п. 2.1 ст. 210, ст. 226 НК РФ):

• аренду транспортного средства;

• услуги физического лица по управлению и эксплуатации ТС (по договору транспортного средства с экипажем).

Страховые взносы

При аренде автомобиля с экипажем со стоимости услуг по управлению транспортным средством нужно начислить страховые взносы (ст. 420 НК РФ). Если в договоре не разграничены арендная плата и стоимость оказываемых услуг, то при проверке контролирующие органы могут обложить страховыми взносами всю сумму по договору аренды, а судьи их поддержат (Постановление АС СКО от 17.06.2019 № Ф08-4325/2019 по делу № А32-37747/2018, Определение ВС РФ от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395 по делу № А53-27263/2016).

При аренде машины без экипажа страховые взносы начислять не надо (письмо Минфина РФ от 01.11.2017 № 03-15-06/71986).