Аренда автомобиля у директора

Руководители компаний нередко используют личные автомобили в служебных целях. Такие отношения могут быть оформлены, в частности, путем заключения договора аренды транспортного средства. В нашей статье расскажем, как составить такой договор и учесть траты, понесенные организацией, в частности, арендную плату, выплачиваемую директору.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Как оформить аренду автомобиля директора без экипажа
2. Образец бланка договора аренды автомобиля у руководителя без экипажа
3. Как оформить аренду автомобиля директора с экипажем
4. Образец бланка договора аренды автомобиля у руководителя с экипажем
5. Как рассчитать арендную плату за автомобиль
6. Как облагать налогами и взносами арендную плату автомобиля директора
7. Учет операций по аренде автомобиля у директора

Как оформить аренду автомобиля директора без экипажа

В договоре аренды автомобиля директора без экипажа необходимо закрепить следующие условия.

1. Сведения о сторонах договора — арендодателе и арендаторе.

2. Объект аренды. Необходимо подробно прописать характеристики транспортного средства, позволяющие его идентифицировать (Идентификационный номер (VIN), цвет и номер кузова, данные регистрационных документов). При отсутствии таких сведений условие об объекте арендного договора считается не согласованным, а сам договор – незаключенным (п. 1 ст. 432, п. 3 ст. 607 ГК РФ).

3. Права и обязанности сторон.

Арендодатель обязан (п. п. 1, 2 ст. 611 ГК РФ) предоставить авто со всей документацией и принадлежностями. Выполнение указанной обязанности может подтверждаться актом приема-передачи, подписываемым обеими сторонами.

Арендатор обязан (п. 1 ст. 614, ст. ст. 644, 645, 646 ГК РФ):

• своевременно вносить арендную плату;
• поддерживать надлежащее состояние арендованного авто, включая осуществление текущего и капитального ремонта;
• своими силами осуществлять управление арендованным ТС и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую;
• нести расходы на содержание ТС, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, если иное не предусмотрено договором.

Если договором не предусмотрено иное, арендатор вправе без согласия арендодателя сдавать транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды, заключать с третьими лицами договоры перевозки и другие допустимые договоры (ст. 647 ГК РФ).

4. Ответственность сторон. Ответственность за вред, причиненный автомобилем третьим лицам, в установленном порядке несет арендатор (ст. 648 ГК РФ). Также можно предусмотреть ответственность сторон за неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение обязательств по договору аренды, например, за просрочку передачи транспортного средства и документов к нему.

5. Арендная плата. Рекомендуем прописать в договоре размер арендной платы и порядок ее внесения (ст. 614 ГК РФ). Как правило, ее устанавливают в твердой сумме. По общему правилу, закрепленному в п. 3 ст. 614 ГК РФ, размер платежа может меняться не чаще одного раза в год. Другое правило стороны должны согласовать в договоре.

6. Срок договора аренды. Если срок аренды в договоре не определен, договор аренды считается заключенным на неопределенный срок. В этом случае каждая из сторон вправе в любое время отказаться от договора, предупредив об этом другую сторону за месяц. Договором может быть установлен иной срок для предупреждения о прекращении договора аренды, заключенного на неопределенный срок (п. 2 ст. 610 ГК РФ). Договором аренды можно закрепить условия его продления и (или) досрочного прекращения.

7. Иные условия. Договор может содержать другие условия, установленные сторонами, например цели использования авто.

Директор при заключении договора аренды транспортного средства с организацией должен действовать в ее интересах добросовестно и разумно (п. 3 ст. 53 ГК РФ). Это подразумевает, в частности, заключение договора аренды на выгодных для организации рыночных условиях (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 16.06.2020 № Ф04-1808/2020 по делу № А27-27196/2017).

Сделкой, в совершении которой имеется заинтересованность, признается сделка, в совершении которой имеется заинтересованность, в частности, единоличного исполнительного органа общества (п. 1 ст. 45 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, п. 1 ст. 81 Закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Директор может быть признан заинтересованным в совершении сделки, если он, в частности, является стороной сделки (п. 1 ст. 45 Закона № 14-ФЗ, п. 1 ст. 81 Закона № 208-ФЗ).

В некоторых случаях для совершения сделки, в отношении которой имеется заинтересованность, может потребоваться решение о согласии на совершение сделки, принятое советом директоров (наблюдательным советом), общим собранием акционеров либо общим собранием участников ООО (п. п. 4, 7 — 9 ст. 45 Закона № 14-ФЗ, п. 2 ст. 81, ст. 83 Закона № 208-ФЗ).

Образец бланка договора аренды автомобиля у руководителя без экипажа

По ссылке можно скачать Образец бланка договора аренды автомобиля у руководителя без экипажа.

Как оформить аренду автомобиля директора с экипажем

В договоре аренды автомобиля директора с экипажем необходимо прописать следующие условия.

1. Сведения о сторонах.

2. Объект аренды.

3. Права и обязанности сторон.

Арендодатель обязан (п. п. 1, 2 ст. 611, ст. ст. 632, 634, п. 2 ст. 635, ст. 637 ГК РФ):

• предоставить машину со всей документацией и принадлежностями;
• оказывать услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации самостоятельно либо, если иное не предусмотрено договором, нести расходы по оплате услуг членов экипажа и на их содержание;
• поддерживать надлежащее состояние автомобиля, осуществлять его текущий и капитальный ремонт, предоставлять необходимые принадлежности;
• нести расходы по страхованию.

Арендатор обязан (п. 1 ст. 614, ст. 636 ГК РФ):

• нести расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, если иное не предусмотрено договором;
• своевременно вносить арендную плату.

Если договором не предусмотрено иное, арендатор вправе без согласия арендодателя сдавать машину в субаренду (п. 1 ст. 638 ГК РФ).

4. Ответственность сторон. В случае гибели или повреждения автомобиля арендатор обязан возместить арендодателю причиненные убытки, если последний докажет, что это произошло по обстоятельствам, за которые отвечает арендатор (ст. 639 ГК РФ). Ответственность за вред, причиненный третьим лицам арендованным авто, в установленном порядке несет арендодатель. Он вправе предъявить к арендатору регрессное требование о возмещении сумм, выплаченных третьим лицам, если докажет, что вред возник по вине арендатора (ст. 640 ГК РФ).

5. Арендная плата. Смысл такого договора заключается в том, что по одному и тому же договору руководитель получает доход и от сдачи в аренду имущества, и от оказания услуг по управлению и эксплуатации автомобиля. Поэтому целесообразно непосредственно в договоре отдельно прописать арендную плату и стоимость оказываемых услуг. Дело в том, что страховыми взносами будет облагаться только та часть вознаграждения, которая относится к оказанию услуг. Та часть, которая относится к аренде транспортного средства, взносами не облагается.

6. Срок договора аренды.

7. Иные условия, например, режим работы водителя.

Образец бланка договора аренды автомобиля у руководителя с экипажем

По ссылке можно посмотреть Образец бланка договора аренды автомобиля у руководителя с экипажем.

Как рассчитать арендную плату за автомобиль

Порядок расчета арендной платы определяется договором. Плата может быть указана в виде твердой или расчетной величины. Стороны также могут предусмотреть сочетание различных способов определения величины платы за аренду машины.

Твердая величина арендной платы – это точная денежная сумма, выплачиваемая арендатором арендодателю в сроки, установленные договором в наличном или безналичном порядке. В этом случае вне зависимости от факта пользования автомобилем арендатор в установленные сроки уплачивает арендодателю одну и ту же денежную сумму.

Арендная плата может быть установлена в виде твердой величины за единицу времени или расстояния. Например, 1 тыс. рублей за 1 час или 5 тыс. рублей за 1000 км. В этом случае для расчета платы потребуются документы, подтверждающие время нахождения транспортного средства в эксплуатации или пройденное им расстояние (например, путевые листы).

Арендная плата может состоять из двух частей:

• первая — фиксированная: твердая величина платы за пользование самим автомобилем;
• вторая – переменная, определяемая расчетным путем, равная сумме расходов арендодателя, связанных с эксплуатацией и обслуживанием арендованного транспортного средства за период.

В переменную часть арендной платы, как правило, включают расходы на оплату ГСМ, на техническое обслуживание и ремонт, мойку, парковку и другие расходы.

В этом случае размер арендной платы будет различен в каждом периоде оплаты, поскольку различен будет объем понесенных расходов арендодателя, связанных с эксплуатацией и обслуживанием авто. Указанное изменение не является нарушением п. 3 ст. 614 ГК РФ, который запрещает изменять арендную плату чаще одного раза в год, ведь договором установлены и неизменны в течение года и постоянная часть арендной платы, и алгоритм расчета.

Порядок исчисления размера арендной платы может быть указан в договоре в виде формулы. Можно использовать такие показатели, как коэффициенты амортизации за период эксплуатации автомобиля, коэффициент доходности (рентабельности), сезонные коэффициенты и ставки, показатели инфляции, индекс потребительских цен, твердые величины (например, рыночная/балансовая стоимость ТС, базовая ставка аренды) и так далее.

Для надлежащего согласования данного условия сторонам необходимо определить значение всех показателей, включенных в формулу расчета арендной платы, и указать непосредственно саму формулу.

Как облагать налогами и взносами арендную плату автомобиля директора

Налог на прибыль

Плату за аренду автомобиля, используемого в предпринимательской деятельности компании, в общем случае учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для документального подтверждения затрат в виде арендной платы необходимы заключенный договор аренды, акт приемки-передачи автомобиля.

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендная плата состоит из двух частей: собственно платы за пользование имуществом и платы за управление и техническую эксплуатацию автомобиля. Для учета этой второй части в расходах потребуется акт или иной документ, подтверждающий оказание услуг (Письма Минфина России от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1). По мнению Минфина России, при аренде автомобиля у сотрудника компании плату за управление и техническую эксплуатацию нужно учитывать в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495). Расход признают на последнее число месяца (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие как затраты на приобретение ГСМ, мойку, шиномонтаж, можно учесть, только если в договоре аренды отсутствует условие о том, что такие расходы несет арендодатель (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. ст. 636, 646 ГК РФ). Затраты на техническое обслуживание учитываются, только при аренде автомобиля без экипажа (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 644 ГК РФ). В ином случае обязанность по поддержанию надлежащего технического состояния возложена на арендодателя и расходы на эти цели не будут признаны экономически обоснованными (п. 1 ст. 635, ст. 634 ГК РФ).

Расходы на ГСМ нормировать не надо. Однако для их обоснованности можно учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (Письмо Минфина России от 22.03.2019 № 03-03-07/19283).

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля учитывают либо в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, либо в качестве материальных (п. 4 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Расходы признают:

• на топливо — на дату составления путевых листов (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 272 НК РФ);
• на расходные материалы и запчасти — на дату их использования в целях обслуживания автомобиля (п. 2 ст. 272 НК РФ);
• на иные расходы (мойку, шиномонтаж) — на дату утверждения авансового отчета, если услуги оплачены через подотчетное лицо (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Или на дату составления выданного исполнителем (подрядчиком) документа, подтверждающего оказание услуг (выполнение работ), — в ином случае (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.08.2019 № 03-07-11/58375).

Расходы на текущий и капитальный ремонт при расчете налога на прибыль учитывают только в случае аренды автомобиля без экипажа (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 644 ГК РФ). При аренде автомобиля с экипажем обязанность выполнять ремонт лежит на арендодателе и расходы компании на эти цели нельзя признать экономически обоснованными (ст. 634 ГК РФ).

Расходы на ремонт признают в отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникли, в размере фактических затрат (п. п. 1, 2 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ). При наличии в налоговом учете резерва под предстоящие ремонты ОС расходы на ремонт арендованного автомобиля списываются за счет резерва (п. п. 2, 3 ст. 260, п. 2 ст. 324 НК РФ, Письмо Минфина России от 29.12.2007 № 03-03-06/1/901).

НДФЛ

При выплате арендной платы у компании возникают обязанности налогового агента. Она должна начислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с платы, включающей в себя (пп. 4, 6 п. 1 ст. 208, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ):

• аренду транспортного средства;
• услуги физического лица по управлению и эксплуатации ТС (по договору транспортного средства с экипажем).

Страховые взносы

При аренде автомобиля с экипажем со стоимости услуг по управлению транспортным средством нужно начислить страховые взносы:

• на ОПС и ОМС (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ);
• от несчастных случаев на производстве, если их уплата предусмотрена договором аренды (п. 1 ст. 20.1 Закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ;
• на случай ВНиМ (п. 1 ч. 1 ст. 2 Закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Если в договоре не разграничена арендная плата и стоимость оказываемых услуг, то при проверке контролирующие органы могут обложить страховыми взносами всю сумму по договору аренды, а судьи их поддержат (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 17.06.2019 № Ф08-4325/2019 по делу № А32-37747/2018, Определение Верховного Суда РФ от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395 по делу № А53-27263/2016).

При аренде машины без экипажа страховые взносы начислять не надо (Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986).

Учет операций по аренде автомобиля у директора

Автомобиль, полученный от арендодателя, учитывают за балансом, если договором не предусмотрены ни переход права собственности на автомобиль, ни возможность его выкупа и компания не предполагает передавать его в субаренду (п. 12 ФСБУ 25/2018). При этом арендованный автомобиль можно учесть за балансом в любом из случаев, указанных в п. 11 ФСБУ 25/2018.

В расходах по обычным видам деятельности по автомобилю, используемому в целях производства и продажи товаров (работ, услуг), признают (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»):

• арендную плату, включая плату за управление автомобилем и его техническую эксплуатацию, если заключен договор аренды ТС с экипажем;
• затраты на содержание и эксплуатацию авто (приобретение ГСМ, мойку, проведение техобслуживания и так далее);
• затраты на ремонт;
• затраты на страхование автомобиля и гражданской ответственности его владельца.

Расходы на капитальный ремонт арендованного автомобиля в общем случае включаются в капитальные вложения.

Бухгалтерские записи будут такие:

Проводки по учету затрат на содержание автомобиля:

Бухгалтерские записи по учету затрат на текущий ремонт: