Акт сверки взаиморасчетов – 2023

Акт сверки расчетов — это двусторонний документ о результате исполнения обязательств в их денежном выражении. В нем стороны в хронологической последовательности перечисляют операции с контрагентом за определенный период или по конкретному договору и подтверждают размер взаимных претензий.

Однако это не первичный документ, поскольку он не соответствует требованиям, предъявляемым к таковым ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». С его помощью нельзя подтверждать факт оказания услуг или выполнения работ. Такой документ лишь подтверждает наличие или отсутствие долга у одной из сторон, возникшего на основании первичных документов. В связи с этим нередко суды рассматривают его в качестве технического бухгалтерского документа  (Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 21.02.2023 № Ф01-8149/2022).

Закон не обязывает контрагентов оформлять такие акты. Их составление не приводит к необходимости делать какие-либо проводки в бухучете. Также как и выявление расхождений в расчетах между партнерами не является основанием для корректировок в учете, если компания не согласна с итогом взаимного сопоставления требований.

В случае отсутствия первичных учетных документов акт сверки не может расцениваться как доказательство наличия задолженности и не может порождать права и обязанности ответчика.

Без представления первичной документации этот документ не подтвердит факты уплаты денежных средств, выполнения работ или наступления иных обязательств по договору (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 30.10.2017 № Ф03-3725/2017).

Акт сверки – это вторичный документ, оформляемый на основании первичных учетных документов. Таким образом, акт сверки взаимных расчетов имеет юридическую силу лишь при подтверждении его первичными документами о хозяйственных операциях.

Чтобы инициировать сверку расчетов, предприниматель может направить контрагенту письменный запрос о сверке в произвольной форме.

Перед тем как проводить сверку, следует установить период, за который стороны будут включать данные в составляемый документ. Инициатор сверки должен выявить по своим данным сумму задолженности и сообщить об этом своему контрагенту. Если другая сторона согласна с размером долга, то первая оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись партнеру.

Утвержденного порядка проведения взаиморасчетов нет. Поэтому если у контрагента есть возражения по сумме долга, компании могут действовать  следующим образом:

1. Бухгалтер компании – инициатора проверки заполняет только свою часть акта и пересылает документ контрагенту.
2. Бухгалтер контрагента укажет свои данные, что позволит выявить расхождения.
3. Если сторона, запросившая сверку, согласна с данными другой стороны, она исправляет ошибку в своем учете.
4. После этого компания оформляет новый, уже скорректированный, акт, включая в него данные обеих сторон договора.

Таким образом, стороны могут сформировать акт, который уже не содержит расхождений. В этом случае его остается подписать уполномоченным лицам.

Акт сверки нужен для того, чтобы:

• установить, все ли операции отражены в бухучете, выявить и исправить ошибки;
• после инвентаризации дебиторки и кредиторки в расчетах с партнерами отразить ее итог;
• зафиксировать факт признания долга должником.

По общему правилу нет законодательной обязанности оформлять документ по итогам проверки взаимных денежных обязательств контрагентов. Но компании должны будут оформить этот документ, если установят соответствующую обязанность в договоре. В таком случае они смогут  составить акт за любой период – за месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев или год.

Исключение – необходимость оформления акта выверки возникает в конце года. Поскольку перед составлением годовой бухотчетности требуется провести инвентаризацию расчетов дебиторской и кредиторской задолженности.

Признание долга должником прерывает течение срока исковой давности. По общему правилу течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга (ст. 203 Гражданского кодекса РФ).

К действиям, свидетельствующим о признании долга для перерыва течения срока исковой давности, в частности, могут относиться:

• признание претензии;
• изменение договора уполномоченным лицом, из которого следует, что должник признает наличие долга;
• просьба должника о таком изменении договора, к примеру, об отсрочке или о рассрочке платежа;
• акт сверки взаимных расчетов, подписанный уполномоченным лицом.

В то же время документ должен быть подписан именно тем лицом, которому предоставлены соответствующие полномочия. Если акт подписан неуполномоченным лицом, его не признают документом, прерывающим течение срока исковой давности. Данная правовая позиция изложена, например, в определениях Верховного Суда РФ от 25.04.2016 № 301-ЭС16-2972, от 03.06.2021 № 305-ЭС21-9771.

Такое письменное признание долга означает, что исковая давность по нему начинает течь заново с момента признания (ст. 203, п. 2 ст. 206 Гражданского кодекса).

Акт сверки расчетов с контрагентами также послужит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.

Чтобы акт свидетельствовал о признании долга, в нем должен быть отражен его размер на конкретную дату, данные сторон и другие сведения, которые позволят достоверно установить, к каким именно обязательствам он относится.

Подписать акт может руководитель фирмы или иное лицо, у которого есть соответствующая доверенность. Акт сверки взаиморасчетов, подписанный сотрудником, который действует без доверенности, не принимается в качестве основания для прерывания срока исковой давности.

Если в акте сверки взаиморасчетов стоит только подпись главбуха, то такой документ не является достаточным доказательством, если это лицо не уполномочено руководителем на такие действия (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 05.07.2021 № Ф06-4743/2021). В этом случае акт сверки рассматривается как технический документ бухгалтерского характера, он не является правоустанавливающим документом, порождающим права и обязанности сторон, а лишь подтверждает размер долга на определенную дату и не свидетельствует о признании ответчиком долга. Следовательно, он не прерывает течение исковой давности (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 31.10.2022 № Ф07-14499/2022).

Акт сверки можно оформить на бумаге или в электронном виде.

Электронный акт оформляется по формату, утвержденному Приказом ФНС РФ от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@. Оформление акта в электронной форме позволит автоматизировать внутренний документооборот в компании и оптимизировать ее взаимодействие с контрагентами. Кроме того, электронный акт сверки удобно представлять налоговикам в случае его истребования или для пояснений.

Составить акт сверки взаиморасчетов онлайн помогут и специальные сервисы в бухгалтерских программах.

Акт сверки – не первичка. Утвержденного бланка акта сверки взаиморасчетов нет. Его форма и состав реквизитов законодательством не установлены. Каждая компания вправе оформить акт по самостоятельно разработанной форме. При этом чтобы с помощью этого документа подтвердить существование задолженности в суде, в нем следует указать:

• название документа;
• период, за который составлен документ;
• наименование сторон, их адреса и ИНН;
• валюту расчетов;
• входящее сальдо, обороты за определенный период с указанием номера и даты документов, на основании которых проведена операция, конечное сальдо;
• сведения о наличии или отсутствии разногласий контрагентов по сверке;
• подписи уполномоченных лиц.

Печать – необязательный реквизит документа. Проставление на документе о взаиморасчетах печати компании не свидетельствует о признании юрлицом долга, если в остальной части документ оформлен некорректно (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 24.03.2021 №  Ф05-8057/2020).

Акт сверки взаимных расчетов за период с 01.09.2022 по 30.09.2022 между ООО «Покупатель» и ООО «Поставщик» по договору поставки от 01.09.2022 № 42/02-22

ООО «Покупатель» в лице генерального директора Васечкина Б.В. и ООО «Поставщик» в лице генерального директора Петрова Г.Д. составили настоящий акт в том, что состояние взаимных расчетов по договору поставки от 01.09.2022 № 42/02-22 за период с 01.09.2022 по 30.09.2022 по данным учета следующее.

Расхождения по акту сверки: в результате сверки расхождений не выявлено.

Просим подписать акт сверки и направить в адрес ООО «Покупатель» в течение пяти рабочих дней.

Таким образом проводится акт сверки взаиморасчетов.