Акт сверки как доказательство признания долга

Акт сверки расчетов – это двусторонний документ о результате исполнения обязательств в их денежном выражении. В нем стороны в хронологическом порядке перечисляют все операции с контрагентом за определенный период и (или) по определенному договору и подтверждают размер взаимных требований.

Законодательство не обязывает составлять такие акты. Контрагенты могут сделать акт сверки взаимных расчетов обязательным, если согласуют в договоре, как и когда должны его составлять (п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Акт сверки не является первичным документом бухгалтерского учета, на него не распространяются требования к данным документам. Его составляют на основе первичных документов, например, товарных накладных, платежных поручений, актов оказания услуг (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 29.07.2021 № Ф05-13186/2021 по делу № А40-29934/2020).

При этом акт сверки не может служить основанием для возникновения или прекращения обязательств, он лишь констатирует итоги расчетов по заключенному договору (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 31.01.2017 № Ф05-22327/2016 по делу № А40-129570/2016).

Таким актом без представления первичной документации нельзя доказать, что были уплачены деньги, выполнены работы или исполнены иные обязательства (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 30.10.2017 № Ф03-3725/2017 по делу № А51-29292/2016).

Акт сверки взаимных расчетов используют, чтобы:

• найти ошибку в расчетах с контрагентом, например, выявить переплату;
• урегулировать разногласия с партнером по поводу задолженности, согласовать ее размер. К примеру, если какой-то из первичных документов не учла одна из сторон;
• косвенно подтвердить, что денежных претензий у сторон нет, если они отразили в акте отсутствие какой-либо задолженности;
• доказать, что контрагент одобрил действия лиц, которые ранее действовали от его имени без полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25). Для этого акт должен быть подписан уполномоченным лицом;
• доказать, что должник признал долг и, как следствие, возобновить течение срока исковой давности (ст. 203, п. 2 ст. 206 ГК РФ);
• рассчитать исковые требования;
• провести на его основе зачет встречных однородных требований по ст. 410 ГК РФ.

Бухгалтерии такой акт нужен для инвентаризации расчетов, а также выявления безнадежных долгов, чтобы потом списать их. Обычно для этих целей документ составляют раз в год.

Подписанный сторонами акт сверки взаимных расчетов может свидетельствовать о признании долга (п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). Для этого нужно, чтобы документ был правильно оформлен.

Стороны не обязаны включать в него реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это связано с тем, что акт сверки не является первичным учетным документом (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 30.10.2017 № Ф03-3725/2017). Вместе с тем, если из документа непонятно, к каким именно расчетам он относится, суд может не принять его в качестве относимого доказательства (Определение ВС РФ от 02.02.2016 № 308-ЭС15-18441).

Чтобы в суде признали акт сверки доказательством признания долга, рекомендуем включить в него:

• наименование;
• дату составления;
• период сверки;
• номер и дату договора, по которому идет сверка;
• наименования сторон, их ИНН и (или) ОГРН;
• информацию о входящем сальдо, то есть о состоянии расчетов на начало периода сверки;
• информацию о движении товаров, работ, услуг (все в денежном выражении) и денежных средств между контрагентами;
• валюту платежа, если сверка производится с иностранным контрагентом;
• ссылки на первичные документы;
• информацию об исходящем сальдо;
• информацию о наличии, размере и основаниях задолженности (если она есть);
• должность и Ф.И.О. лица, которое будет подписывать акт;
• номер и дату выдачи доверенности лицу, которое будет подписывать акт, если оно действует по доверенности. Копию этой доверенности можно передать контрагенту вместе с актом.

Подписывать акт сверки от имени организации без доверенности вправе ее руководитель — генеральный директор, президент и так далее (п. 1 ст. 53 ГК РФ, п. 2 ст. 69 Закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 3 ст. 40 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Любое другое лицо, включая главного бухгалтера, может подписать документ от имени компании, только если обладает полномочиями на это по доверенности. В противном случае такой акт не будет определять права и обязанности юрлица (п. 1 ст. 182, п. 1 ст. 185 ГК РФ). В связи с этим рекомендуем не принимать от контрагента акт сверки, подписанный его главным бухгалтером, если он одновременно не передаст доверенность или ее заверенную копию.

Печать на акте сверки ставить необязательно. Однако при ее наличии рекомендуем сделать это. Использование печати принято в деловой практике и считается дополнительным подтверждением того, что документ подписан уполномоченным лицом и экземпляр подлинный.

Подписание акта сверки с контрагентом означает, что исковая давность по имеющемуся долгу начинает течь заново с момента признания этого долга. Причем неважно, истек к этому моменту срок исковой давности или нет. Она в любом случае возобновится после перерыва (ст. 203 ГК РФ) или уже за пределами истекшего срока (п. 2 ст. 206 ГК РФ, п. 21 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). Поэтому должникам рекомендуем включать в акты сверки с кредитором только ту задолженность, по которой исковая давность еще не истекла. Это позволит избавиться от признания старых долгов и возобновления исковой давности по ним.

Если по акту сверки признан долг, возникший из договора, заключенного до 1 июня 2015 года, срок исковой давности по которому не истек на 1 июня 2015-го, но истек к моменту подписания акта сверки, то течение исковой давности начинается заново (определения Верховного Суда РФ от 24.09.2019 по делу № 305-ЭС18-8747, А40-101877/2017, Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 27.05.2022 № 305-ЭС21-26233 по делу № А40-199943/2020).

Акт сверки взаимных расчетов не является доказательством признания долга, если он оформлен ненадлежащим образом. В частности, когда:

• не содержит ссылку на договор, как на основание возникновения обязательств по оплате, а также на наименование товаров, работ, услуг и их стоимость (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 20.04.2021 № Ф07-3239/2021 по делу № А56-63902/2020). Такой акт сверки расчетов не может являться надлежащим доказательством задолженности, поскольку из него невозможно установить основания возникновения указанных в этом акте сумм (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 09.08.2022 № Ф10-2146/2022 по делу № А84-6121/2021);
• не содержит ссылку на первичные документы, подтверждающие размер задолженности и период ее возникновения (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.07.2023 № 13АП-14687/2023 по делу № А56-46924/2022). Если у кредитора нет первичных учетных документов, свидетельствующих о передаче должнику товаров, результатов работ, об оказании услуг, то акт сверки не подтвердит наличие у должника денежного обязательства (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 13.11.2020 № Ф06-54563/2019 по делу № А55-2116/2019);
• документ подписан неустановленным лицом – в нем не указаны ни должность, ни фамилия лица, подписавшего акт (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.06.2018 № Ф07-5912/2018 по делу № А56-50977/2017);
• акт подписан неуполномоченным лицом, например, главным бухгалтером, не имеющим доверенности с полномочиями на признание долга перед контрагентом (постановления Арбитражного суда Центрального округа от 30.07.2020 № Ф10-1417/2020 по делу № А23-3763/2018, Пятого арбитражного апелляционного суда от 06.04.2022 № 05АП-1552/2022 по делу № А51-17458/2021). В этом случае даже оттиск печати на документе в ситуации, когда полномочия лица не следовали из обстановки, не свидетельствует о признании долга юрлицом, от имени которого такой акт подписан (постановления Арбитражного суда Уральского округа от 07.12.2022 № Ф09-7989/22 по делу № А50-6707/2021, Арбитражного суда Дальневосточного округа от 18.01.2021 № Ф03-5006/2020 по делу № А73-5120/2020, Арбитражного суда Московского округа от 03.03.2021 № Ф05-250/2021 по делу № А40-102875/2020). Однако суд, исследуя конкретные обстоятельства дела, может признать надлежащей подпись главного бухгалтера на акте сверки. К примеру, посчитать, что полномочия главбуха явствовали из обстановки, в которой он действовал, когда заверял акт сверки, скреплял свою подпись печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 № 304-ЭС16-15613, Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 05.07.2021 № Ф06-4743/2021 по делу № А57-29161/2019, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 05.10.2021 № Ф10-3842/2021 по делу № А08-11273/2018).