Акт приема-передачи оборудования: образец заполнения

Оборудование – это совокупность связанных между собой частей или устройств, из которых по крайней мере одно движется, а также элементы привода, управления и энергетические узлы, которые предназначены для определенного применения. К нему также относят машину и совокупность машин, которые функционируют как единое целое для достижения одной и той же цели (п. 3.4 ГОСТ ЕН 1070-2003 «Межгосударственный стандарт. Термины и определения» введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 05.12.2003 № 346-ст).

Оборудование учитывают в составе основных средств (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина РФ от 30.03.2001 № 26н, п. 11 ФСБУ 6/2020 «Основные средства», утвержденного Приказом Минфина РФ от 17.09.2020 № 204н).

Учет операций с оборудованием ведется на основании первичных документов, утвержденных организацией (ч. 4 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Такими документами могут быть формы ОС-1, ОС-1б, ОС-15, ОС-16 либо документы по форме, разработанной компанией.

Устройства и машины могут быть переданы от одной компании другой, например, на основании договора купли-продажи или аренды. Также оно может передаваться внутри одного предприятия:
• в монтаж;
• ремонт;
• эксплуатацию и так далее.
Все эти действия должны быть зафиксированы в соответствующем акте.

При передаче оборудования от юрлица к юрлицу, например, в аренду, законом не урегулировано, кто должен составлять акт. Как правило, это делает тот, кто оформлял договор. Чаще всего таким лицом выступает собственник устройств. Ведь именно он имеет весь комплект документов, в которых размещена вся необходимая информация.

Однако закон не запрещает подготовить акт покупателю или арендатору.

При перемещении машин и устройств внутри компании передаточный документ составляет заинтересованное подразделение.

Для составления передаточного документа можно использовать унифицированную форму (например, ОС-1) или бланк, разработанный предприятием или закрепленный в договоре.

Простой акт, как правило, содержит следующую информацию.
1. Сведения о сторонах:
• данные сдатчика и получателя: их полное название (Ф.И.О.), регистрационные данные (ОГРН (ОГРНИП), ИНН, паспортные данные – для граждан);
• должности, фамилии и инициалы лиц, которые подписывают акт, а также документы, подтверждающие их полномочия (устав, доверенность).
2. Сведения об основании передачи (договор, приказ, распоряжение руководителя):
• реквизиты документа (дата, номер).
3. Факт приема-передачи. Для этого прописывают, что:
• продавец (арендодатель) передал, а покупатель (арендатор) принял оборудование;
• покупатель (арендатор) осмотрел и проверил его.
4. Дату составления и номер акта. Если в нем не прописано другое правило, то именно дата составления считается датой передачи.
5. Данные оборудования, которые изложены в паспорте устройства или инструкции по эксплуатации. Эти сведения должны совпадать с аналогичными данными в договоре – это подтвердит, что по акту переданы именно те машины, которые упомянуты в договоре. Как правило, делают таблицу со следующими графами:
• номер по порядку;
• название оборудования, его модель;
• характеристики устройства;
• единица измерения;
• количество;
• цена за единицу;
• стоимость.
6. Документы и принадлежности, которые передаются вместе с устройством:
• паспорт изделия и инструкция по эксплуатации.;
• принадлежности. Например, вместе с принтером передают лоток подачи бумаги, тонер-картридж, сетевой кабель, установочный диск и так далее.
7. Техническое состояние оборудования. Если устройство ранее не использовалось, об этом делается отметка, прописывается, что устройство новое. Кроме того производят проверку и указывают, что прибор передается в рабочем или в нерабочем состоянии. Второе актуально, например, при передаче его в ремонт. В этом случае необходимо детально перечислить все неисправности.
8. Цену каждого устройства и общую стоимость всего передаваемого оборудования. Это позволит использовать акт в качестве первичного учетного документа.
9. Количество экземпляров. Обычно оформляют два экземпляра – по одному для каждого участника сделки.

Документ подписывают руководители участников сделки или уполномоченные ими лица на основании доверенности. Внутренние акты компании подписывают должностные лица заинтересованных подразделений, утверждает – генеральный директор.

Мы разработали и заполнили акт о передаче оборудования во временное пользование, посмотреть его можно по ссылке.

Бланк акта для последующего заполнения можно скачать здесь.