Акт об уничтожении персональных данных

Обстоятельства, при которых личную информацию о человеке придется ликвидировать, изложены в Законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Компания должна принять такое решение по персональным данным, если:

• их обработка велась незаконно (ч. 3 ст. 21 закона № 152-ФЗ);
• цели, ради которых фирма собирала и обрабатывала такие сведения, были достигнуты (ч. 4 ст. 21 закона № 152-ФЗ);
• обладатель личных сведений потребовал их ликвидировать (ч. 1 ст. 14, ч. 3 ст. 20 закона № 152-ФЗ);
• владелец информации отзывает согласие на ее обработку (ч. 5 ст. 21 закона № 152-ФЗ).

Акт об уничтожении персональных данных – это особая бумага, в которой фирма должна отразить факт утилизации личных сведений о человеке. Его форму юрлицо вправе разработать самостоятельно и утвердить во внутренних документах. Важно, чтобы при этом соблюдались требования, которые определил Роскомнадзор в приказе от 28.10.2022 № 179.

Так, в акте об уничтожении личных сведений следует прописать:

• название и местонахождение компании, выступающей оператором;
• если обработку информации производит другое лицо по поручению компании-оператора, то его название или фамилию, имя, при наличии — отчество и адрес;
• фамилию, имя, при наличии — отчество и другую информацию об обладателе личных данных, чьи сведения были уничтожены;
• фамилии, имена, при наличии — отчества и должности работников, уничтоживших личную информацию человека, а также их подписи;
• список утилизированных сведений;
• название ликвидированных материальных носителей, включавших в себя персональную информацию, с подсчетом и отражением числа листов, если не применялись средства автоматизации;
• название инфосистемы персональных данных, из которой были ликвидированы личные сведения их обладателя, если применялись средства автоматизации;
• способ уничтожения личной информации;
• причину утилизации персональных сведений;
• дату ликвидации сведений.

Акт может быть подготовлен как на бумаге, так и в цифровом формате. После его изготовления запись об утилизации сведений вносят в журнал учета уничтожения носителей персональных данных. Если сведения обрабатывают с применением средств автоматизации, то, кроме создания акта об уничтожении, потребуется осуществить выгрузку из журнала регистрации событий в информационной системе. Акт в цифровом формате, подписанный с соблюдением установленного порядка, равносилен документу на бумаге, где проставлены собственноручные подписи лиц, утилизировавших сведения (п. 4 требований, утвержденных Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179).

Оформляет нужные документы и занимается утилизацией сведений специально образованная комиссия компании. Притом под уничтожением данных понимают совершение таких действий, после проведения которых невозможно будет восстановить содержание сведений в информационной системе либо окажутся ликвидированы материальные носители (п. 8 ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). О последних нормативных изменениях в этой области можно узнать из нашего материала «Уничтожение персональных данных с первого марта 2023 года».

Ниже размещен образец акта, закрепляющего факт ликвидации персональных сведений. Он составлен на примере ситуации, когда предприятие-оператор обрабатывает информацию с применением средств автоматизации.

Общество с ограниченной ответственностью «Паритет»

ООО «Паритет»

117418, г. Москва, ул. Гарибальди, д. 11, корп. 2,

тел.: 8 (499) 655-44-12

ИНН 7731318731 КПП 772701001

«Утверждаю»

Генеральный директор ООО «Паритет»

Орлов / Орлов В.А.

07.12.2023

Акт

об уничтожении персональных данных

Комиссия, созданная на основании приказа гендиректора Орлова Владимира Александровича от 13.01.2023 № 01-23, в составе:

председателя комиссии:

заместителя генерального директора Архипова Сергея Алексеевича,

членов комиссии:

главного бухгалтера Корнеевой Ангелины Михайловны,

системного администратора Грозового Петра Федоровича,

в соответствии со статьей 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ составила настоящий акт об уничтожении персональных данных субъектов, обрабатываемых обществом с ограниченной ответственностью «Паритет», находящимся по адресу 117 418, г. Москва, ул. Гарибальди, д. 11, корп. 2.

Настоящий акт должен храниться до 07.12.2026.

Акт об уничтожении личных сведений и выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных должны храниться на протяжении трех лет с момента утилизации такой информации (п. 8 требований, утвержденных Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179).