Акт об уничтожении документов

С годами в каждой организации накапливается большое количество приказов, бланков, журналов учета. После завершения их использования в делопроизводстве они передаются в архив компании. Если время, установленное для хранения бумаг, истекло, то компания может их уничтожить. Но просто их выбросить недопустимо Для этого следует придерживаться специального порядка. Подробнее о нем речь идет в материале «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения».

Сроки хранения бумаг предприятия устанавливаются федеральными законами и другими отечественными нормативными правовыми актами, а также перечнями, предусмотренными ч. 3 ст. 6, ч. 1, 1.1 ст. 23 Закона об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ. В настоящее время действует перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Официально определено, что выписки по банковскому счету, счета-фактуры и налоговые декларации фирма должна хранить на протяжении пяти лет.

Сокращать по своему усмотрению установленные сроки хранения нельзя. Так, за несоблюдение периода хранения бухгалтерских бумаг для должностных лиц компании предусмотрен административный штраф в размере от 5 до 10 тыс. рублей. Повторное нарушение повлечет штраф от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификацию должностного лица на срок от года до двух лет (ч. 1, 2 ст. 15.11, прим. 1 к ст. 15.11 КоАП РФ).

Разрешается лишь продлевать такие сроки, если это нужно для работы предприятия и вызвано практическими соображениями. Данный вывод следует из подпунктов 4.10, 4.11 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, п. 33 правил хранения документов, утвержденных приказом № 77.

Регламентированной процедуры утилизации документов, хранящихся в архиве компании, нет. Юридическое лицо может разработать ее самостоятельно и закрепить в своих внутренних документах.

Акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения нужно составить, если компания примет решение избавиться от накопленных за годы работы бумаг. В таком акте потребуется указать:

• реквизиты акта о выделении к уничтожению документов;
• способ, время и место уничтожения;
• опись утилизированных бумаг;
• информацию о том, кто проводил уничтожение.

Компания может самостоятельно уничтожить бумаги с истекшим сроком хранения: разорвать, отправить в шредер, сжечь. Законом не установлено четкое требование относительно того, каким способом нужно утилизировать документацию. Главное — исключить возможность восстановления бумаг. Обычно при этом задействуют экспертную комиссию, члены которой обязаны присутствовать при уничтожении документов и подписать соответствующий акт.

Если компания уничтожала документы своими силами, в акте перечисляют тех сотрудников, которые участвовали в этом. Если же для этого привлекалась организация, которая перерабатывает вторсырье, прописывают сведения о ней и реквизиты документа, подтверждающего факт передачи ей бумаг, подлежащих утилизации.

Подготовленный акт утверждают у руководителя компании. Потом его прикладывают к акту о выделении документов к уничтожению (п. 31 правил хранения документов, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

Формы акта об уничтожении документов, утвержденной официальными нормами и обязательной для использования, нет. Компания может составить его в произвольном виде. Если юрлицо разработало и своими внутренними документами закрепило определенную форму такого акта, то в подобных ситуациях нужно использовать именно ее.

Общество с ограниченной ответственностью «Пробег»

ООО «Пробег»

117418, г. Москва, ул. Цюрупы, д. 17, корп. 2,

тел.: 8 (499) 123-45-67

ИНН 7727098751 КПП 772701001

«Утверждаю»

Генеральный директор ООО «Пробег»

Герасимов / Герасимов С.О.

06.12.2023

Акт об уничтожении документов № 2

г. Москва                                                                                                                  06.12.2023

Комиссией, назначенной приказом директора от 12.01.2023 № 16, в составе:

• главного бухгалтера Сорокиной М.М. (председатель комиссии);
• ведущего бухгалтера Соловьевой А.Н.;
• юрисконсульта Никушина А.С.;
• архивариуса Ефимцевой Г.С.

на основании акта от 01.12.2023 №1 выделены к уничтожению следующие бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения.

Указанные документы в присутствии членов комиссии уничтожены путем измельчения.

Председатель комиссии:

Главный бухгалтер                                     Сорокина                              Сорокина М.М.

Члены комиссии:

Ведущий бухгалтер                                    Соловьева                              Соловьева А.Н.

Юрисконсульт                                             Никушин                               Никушин А.С.

Архивариус                                                   Ефимцева                              Ефимцева Г.С.

Актом об уничтожении документов подтверждается факт утилизации бумаг. Предшествует ему другой акт, на основании которого для уничтожения выделяют бумаги с истекшим сроком хранения, или те материалы, которые не подлежат хранению. Комиссия составляет его за соответствующий год. При этом материалы на утилизацию собирают в папки. В акте о выделении документов указывают количество таких папок. Они могут иметь следующие названия:

• кассовые документы;
• авансовые отчеты;
• кассовая книга;
• журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров;
• банковские документы;
• накладные по учету товарно-материальных ценностей;
• доверенности на получение товарно-материальных ценностей;
• журнал учета доверенностей;
• гарантийные письма;
• главная книга.

После того как комиссия утвердит список выделенных на уничтожение документов, составляют акт, который затем передают на подписание руководителю компании. В акте указывают состав комиссии, выявившей бумаги для утилизации, а также на основании какого документа эта комиссия действует.

К указанному акту нужно приложить бумагу, подтверждающую проведение утилизации. Обычно это акт об уничтожении документов (п. 31 правил хранения документов, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

Такой документ можно составить на основе рекомендуемого образца, приведенного в приложении № 3 к правилам хранения документов, утвержденным Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Также компания может разработать форму акта самостоятельно и закрепить его в своих внутренних документах. В качестве примера можно использовать заполненный образец акта, приведенный далее. Он согласуется с актом об уничтожении документов, приведенном выше.

Общество с ограниченной ответственностью «Пробег»

ООО «Пробег»

117418, г. Москва, ул. Цюрупы, д. 17, корп. 2,

тел.: 8 (499) 123-45-67

ИНН 7727098751 КПП 772701001

«Утверждаю»

Генеральный директор ООО «Пробег»

Герасимов / Герасимов С.О.

06.12.2023

Акт о выделении документов к уничтожению № 1

г. Москва                                                                                                                  01.12.2023

Комиссией, назначенной приказом директора от 12.01.2023 № 3, в составе:

• главного бухгалтера Сорокиной М.М. (председателя комиссии);
• ведущего бухгалтера Соловьевой А.Н.;
• юрисконсульта Никушина А.С.;
• архивариуса Ефимцевой Г.С.

по результатам проведенной экспертизы ценности бухгалтерских документов определила перечень документов с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

Документы подлежат уничтожению путем измельчения на основании акта об уничтожении документов.

Председатель комиссии:

Главный бухгалтер                                     Сорокина                              Сорокина М.М.

Члены комиссии:

Ведущий бухгалтер                                    Соловьева                              Соловьева А.Н.

Юрисконсульт                                             Никушин                               Никушин А.С.

Архивариус                                                  Ефимцева                              Ефимцева Г.С.

Рассматриваемые в нашем материале акты обычно изготавливают в двух экземплярах, один из которых передается в отдел делопроизводства компании, другой находится в делах подразделения. Указанные акты по аналогии с номенклатурой дел структурного подразделения должны храниться в течение трех лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).