Акт об отсутствии на рабочем месте

Если сотрудник, не имея оправдательных причин, отсутствует на своем рабочем месте больше четырех часов подряд, то речь идет о прогуле (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, пп. «б» п. 39 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2). Если в период отсутствия работника попал обеденный перерыв, это время нужно вычесть из общего времени, когда человек отсутствовал на рабочем месте.

Для того чтобы оформить прогул, чаще всего используют акт об отсутствии на рабочем месте, а также распечатку данных системы электронного входа-выхода, если такая система действует на предприятии. Дополнительно может быть составлена докладная записка. Отсутствие сотрудника на работе отражается в табеле учета рабочего времени. Кроме того, важно затребовать у нерадивого сотрудника письменные объяснения в отношении произошедшей ситуации, дав на это минимум два трудовых дня (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Если причины прогула будут признаны неуважительными, работодатель вправе издать приказ об увольнении сотрудника за прогул и сделать соответствующую запись в трудовой книжке.

Но прежде чем оформлять эти документы, руководству стоит свериться с трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка. Нужно убедиться, что рабочее время везде прописано правильно и работник ознакомлен с указанными документами под подпись. Иначе впоследствии будет сложно доказать вину сотрудника в прогуле и законность применения к нему взыскания.

Законом не предусмотрен срок для ознакомления человека с актом об отсутствии на рабочем месте больше четырех часов подряд, как и необходимость такого ознакомления. Работодатель может по своему усмотрению ознакомить сотрудника с этим актом. Сделать это можно одновременно с запросом у него письменных объяснений о причинах его отсутствия. Однако если работника не ознакомить с таким актом, это не будет нести для компании никаких рисков. Связано это с тем, что работодатель в такой ситуации не нарушит процедуру, установленную ст. 193 ТК РФ.

Как быть работодателю при длительном прогуле работника, когда тот просто пропал и не дает о себе знать? Придется составить несколько актов о невыходе на работу. В первые дни это нужно делать ежедневно, потом реже, достаточно раза в неделю. На домашний адрес сотрудника нужно направить уведомление с требованием дать объяснения по поводу отсутствия на работе. В случае если сотрудник не ответит, этот факт потребуется зафиксировать отдельным актом. Уволить за прогул можно только после того, как будет установлено, что работник отсутствовал по неуважительной причине (письмо Минтруда РФ от 12.02.2021 № 14-2/ООГ-1238).

Дата увольнения за любой прогул, включая и длительный – это последний день работы. Если после прогула человек не приступал к трудовым обязанностям, то последним днем его работы будет день перед прогулом. При окончательном расчете время прогула не оплачивается и исключается из стажа для компенсации за неиспользованный отпуск (письмо Минтруда РФ от 12.02.2021 № 14-2/ООГ-1238).

По какой форме нужно заполнить бланк акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте, нормативно не установлено. Поэтому работодатель вправе изготовить его в произвольной форме. Своими внутренними нормативными документами компания может утвердить определенную форму акта. Тогда при возникновении подобных ситуаций нужно руководствоваться ею.

При составлении акта нужно учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, который содержит требования к оформлению документов.

Такой акт руководству компании важно составить для фиксации того факта, что сотрудник в рабочее время отсутствовал на своем рабочем месте. С помощью этого документа руководство предприятия впоследствии сможет доказать, что сотрудник совершил проступок и взыскание было применено к нему обоснованно.

Как правило, акт составляется тремя работниками фирмы, в том числе представителем отдела кадров. Из них создается специальная комиссия. Члены комиссии должны засвидетельствовать отсутствие человека на работе.

Поскольку составление акта часто предшествует увольнению за прогул, этому документу нужно уделить особое внимание. Такой акт будет одним из ключевых доказательств в суде в случае спора с работником. Как правило, в этом документе указывают:

• название компании, которое прописывается согласно учредительным документам;
• название документа, его регистрационный номер;
• дату и место составления акта;
• данные сотрудника, совершившего проступок: его фамилию, имя, отчество, должность;
• факт проступка;
• дату и период отсутствия работника на рабочем месте в часах и минутах;
• время явки работника на работу;
• сотрудников, число которых должно быть не меньше трех, засвидетельствовавших факт проступка;
• подписи сотрудников, засвидетельствовавших факт проступка.

По возможности в акте работодатель может прописать неблагоприятные последствия для него, вызванные отсутствием работника, если они известны на момент составления документа. Это может быть срыв встречи с клиентом и риск его потери или неотгрузка товара и штрафные санкции по договору с заказчиком.

Чтобы применить к сотруднику такую жесткую меру, как увольнение за прогул, работодателю важно правильно оформить все документы. Особенно это касается составления акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте, который при судебном споре с работником станет ключевым доказательством. Далее для наглядности приведем заполненный образец составления этого документа.

Общество с ограниченной ответственностью «Саквояж»

ООО «Саквояж»

акт № 1

об отсутствии работника на рабочем месте

Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о нижеследующем:

Водитель Артемов Сергей Георгиевич (работник) отсутствовал 05.12.2023 на своем рабочем месте более четырех часов подряд, а именно с 10:00 до 16:25, без учета обеденного перерыва с 13:30 до 14:00. Этим он нарушил пункт 3.1 правил внутреннего трудового распорядка ООО «Саквояж».

Настоящий акт составлен в присутствии работника, у него затребованы письменные объяснения, которые он должен представить не позже 08.12.2023.

Приложение: докладная записка начальника склада Викторова И.П. от 05.12.2023.

Начальник отдела кадров                           Залогин                                  Залогин В.С.

Начальник склада                                        Викторов                              Викторов И.П.

Инженер-технолог                                      Крутов                                  Крутов А.Т.

С актом ознакомлен:                                   Артемов                                Артемов С.Г.