С первого апреля 2025 года для всех компаний становится обязательным применение стандарта «Инвентаризация». В этом материале изложено, когда и в какие сроки необходимо инвентаризировать основные средства, как оформить проведение этого мероприятия, а также подробно рассмотрен порядок заполнения акта инвентаризации.
Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Чапис Елена
Содержание
- Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств
- Первичные документы при проведении инвентаризации ОС
- Как составить акт инвентаризации основных средств ИНВ-1
- Скачать бланк акта инвентаризации ОС по форме ИНВ-1
- Скачать образец заполнения акта инвентаризации ОС по форме ИНВ-1
Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств
Начнем с того, что до 01.04.2025 применять принятый в 2023 году стандарт (далее — ФСБУ) могли компании по желанию, но начиная с указанной даты оно стало обязательным для всех организаций (кроме бюджетников).
Инвентаризацию, предшествующую составлению годовой отчетности за 2024 год, можно провести по старым правилам, а именно руководствуясь методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Но в этой статье мы будем рассматривать правила, действующие в соответствии с новым федеральным стандартом бухгалтерского учета.
ФСБУ устанавливает общие правила проведения инвентаризации, оставляя за компаниями значительную свободу действий. Например, после его вступления в силу хозяйствующие субъекты будут самостоятельно определять состав документов инвентаризации.
В стандарте перечисляются случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным (п. 15 ФСБУ).
В первую очередь это касается инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. По общему правилу такую инвентаризацию следует проводить ежегодно, но в отношении инвентаризации основных средств сделано исключение. В соответствии с подпунктом «а», п. 15 ФСБУ ее можно проводить один раз в три года. В то же время, поскольку ФСБУ 6/2020 «Основные средства» предписывает ежегодно проверять ОС на обесценивание, проводить проверку элементов амортизации, то компании имеет смысл внимательно оценить рациональность более редкого проведения инвентаризации.
Остальные случаи, когда компания обязана провести инвентаризацию, это:
• выявление случаев хищения или порчи имущества;
• смена материально ответственного работника (главного бухгалтера, кладовщика и так далее);
• пожары, аварии, стихийные бедствия и другие чрезвычайные ситуации;
• передача (возврат) имущества в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также отчуждение активов компании;
• ликвидация или реорганизация компании (исключение сделано для реорганизации в форме преобразования компании);
В указанном пункте также прописаны случаи обязательной инвентаризации при коллективной ответственности (смена руководителя коллектива, выбытие более половины членов коллектива, а также требование одного или нескольких его членов).
Также случаи, когда требуется проведение инвентаризации, могут устанавливаться отдельными законодательными актами РФ. В качестве примера можно привести пункт 2 статьи 99 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».
Следует отметить, что провести инвентаризацию можно и по распоряжению руководства, даже если основание для ее проведения не поименовано в стандарте (например, при подозрении на недобросовестность материально ответственного лица).
Одним из новшеств, установленных ФСБУ, является указание даты, по состоянию на которую необходимо провести инвентаризацию (п. 16 ФСБУ). Так:
• годовая инвентаризация должна проводиться по состоянию на отчетную дату (при этом инвентаризация ОС может проводиться с 1 октября по 31 декабря отчетного года, так как ее проведение может занимать значительное время);
• при передаче ОС в аренду, управление, безвозмездное пользование и при его отчуждении – непосредственно перед их передачей;
• при смене МОЛ – по состоянию на день передачи дел;
• при утрате или порче ОС – непосредственно по установлению такого факта;
• при чрезвычайных ситуациях, таких как пожар, затопление, авария, стихийном бедствии и тому подобном – сразу после окончания соответствующего события;
• при реорганизации (ликвидации) компании – перед составлением передаточного акта (разделительного или ликвидационного баланса).
При этом конкретные сроки начала и окончания проведения инвентаризации устанавливаются руководителем компании самостоятельно (п. 17 ФСБУ).
Перед началом инвентаризации, как и раньше, необходимо сформировать специальную комиссию (п. 19 ФСБУ). Причем при большом объеме работ может формироваться сразу несколько комиссий. ФСБУ не устанавливает минимальное количество членов комиссии, но закрепляет правило, согласно которому в комиссию не могут входить материально ответственные лица, в чьем ведении находятся проверяемые комиссией объекты. При этом МОЛ обязаны присутствовать при проведении инвентаризации. Они подтверждают, что проверка проводилась в их присутствии, а претензии к работе комиссии отсутствуют.
Из новинок – правило, согласно которому результаты инвентаризации будут действительными, если при ее проведении отсутствовало менее 1/5 ее членов. Ранее отсутствие даже одного из них влекло недействительность результатов.
В стандарте также перечислены случаи, когда можно обойтись без создания комиссии. Это возможно, если:
• в компании числятся только директор и главный бухгалтер;
• инвентаризацию проводят аудиторы по договору или ревизионная комиссия самой компании.
До начала инвентаризации комиссия получает актуальные первичные документы, на основании которых отражается движение ОС в регистрах бухучета, а МОЛ дают расписку о том, что все первичные документы по ОС сданы в бухгалтерию или комиссии, все ОС оприходованы, а выбывшие – списаны.
Процедура инвентаризации основных средств заключается в проверке фактического наличия объектов основных средств, оценки их состояния и обоснованности нахождения в компании. Инвентаризация основных средств проводится по их месту нахождения и по каждому материально ответственному лицу (п. 23 стандарта).
По результатам проверки расхождения, зафиксированные в документах инвентаризации, отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.
Первичные документы при проведении инвентаризации ОС
В пункте 5 ФСБУ 28/2023 закреплено требование документального оформления инвентаризации. В частности, необходимо зафиксировать:
• данные о фактическом наличии объектов инвентаризации;
• сопоставление их с данными бухучета;
• результаты инвентаризации.
Документы, с помощью которых организация документирует перечисленные выше сведения, ФСБУ называет документами инвентаризации. Ранее такое понятие не формулировалось в нормативно-правовых актах.
При этом ФСБУ не устанавливает состав документов по инвентаризации, а лишь приводит примеры: инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости. Как отмечает Минфин РФ в информационном сообщении от 12.04.2023 № ИС-учет-44, этот вопрос отнесен к компетенции организации. Формы документов определяет руководитель организации. Отметим, что ранее такие документы были перечислены в методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (документ теряет силу с 1 апреля 2025 года).
Если проведение инвентаризации является обязательным, формы документов, помимо прочего, должны содержать реквизиты, перечисленные в п. 28 и 31 нового ФСБУ.
Компания может разработать формы, в которых будут объединены показатели документов, содержащих сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации, и документов, содержащих результаты инвентаризации
Также Минфин поясняет, что в отношении составления, хранения и исправления документов, касающихся инвентаризации, должны применяться общие требования, установленные для первичных документов и регистров бухучета. Они установлены статьями 9, 10 и 29 закона о бухгалтерском учете, ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Отметим, что после вступления в силу нового ФСБУ компании могут продолжать использовать унифицированные формы документов (инвентаризационные описи, акты, сличительные ведомости). Главное — проверить, чтобы они отвечали требованиям стандарта, и при необходимости дополнять или изменять их.
Также пункт 35 стандарта устанавливает, что к документам инвентаризации необходимо приобщать, в частности:
а) акты обмеров, технические расчеты, документы, оформляющие результаты перевеса весовых товаров;
б) объяснения материально ответственных лиц о допущенной пересортице;
в) объяснения материально ответственных лиц комиссии о причинах, по которым разница в стоимости пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по их вине, не отнесена на виновных лиц.
Как составить акт инвентаризации основных средств ИНВ-1
После перехода на ФСБУ «Инвентаризация» можно продолжать использовать унифицированную форму ИНВ-1. При необходимости организация может ее доработать, например, добавить графы со сроками полезного использования основных средств. В этом разделе мы рассмотрим порядок работы с унифицированной формой без каких-либо пользовательских дополнений.
Инвентаризационная опись представляет собой документ, состоящий:
• из заголовочной части,
• расписки,
• табличной части,
• заключительной части.
Указания по порядку заполнения данной формы содержатся в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, а также в Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (действует до 01.04.2025).
Как правило, опись составляется в двух экземплярах, один из которых остается у материально ответственного лица, а второй передается в бухгалтерию. Если инвентаризация основных средств проводится при смене материально ответственного лица, составляют три экземпляра. Один передается в бухгалтерию, и по одному — новому и прежнему материально ответственному лицу. Также имеет смысл составить дополнительный экземпляр, например, для арендованных ОС.
При проведении инвентаризации может потребоваться составить более одной описи. Отдельные описи составляются в отношении (п. 32 ФСБУ):
• основных средств, учитываемые за балансом или информация о которых подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• имущества, не учтенного компанией.
Заполнять описи можно как вручную, так и на компьютере. Кроме того, в соответствии с новым ФСБУ документы инвентаризации допускается составлять также в виде цифровых документов, подписанных электронной подписью. Организация самостоятельно принимает решение о способе составления данных документов (информационное письмо Минфина РФ).
Если опись заполняется вручную, допустимо использовать чернила или шариковую ручку. Важно, чтобы опись была заполнена четко, понятно, без помарок или подчисток. Если необходимо внести исправления, их вносят во все экземпляры описи путем зачеркивания ошибочных записей и указания над ними правильных. Все исправления должны быть оговорены. Кроме того, все члены комиссии и материально ответственные лица должны подписать их.
Если при заполнении ИНВ-1 не хватило строк в табличной части, печатают дополнительные листы (02 страница) в необходимом количестве.
Обратите внимание, что в описи нельзя оставлять незаполненные сроки (за исключением разве что поля «Вид операции»). Если таковые остались при заполнении табличной части, в них ставят прочерки.
1. Заполнение титульного листа (заголовочной части)
В этой части описи заполняют:
• Наименование организации и структурное подразделение, в котором проводится инвентаризация ОС.
• Код по ОКПО (его можно узнать по ИНН компании).
• Вид деятельности организации (код ОКВЭД).
• Основание для проведения инвентаризации. Речь идет о распорядительном документе руководителя, в соответствии с которым проводится инвентаризация. Например, приказ директора. В форме приведены подсказки: приказ, распоряжение или постановление. При заполнении вычеркивается лишнее. Также в таблицу рядом вносят номер и дату этого документа.
• Дата начала и окончания инвентаризации.
• Поле «Вид операции» можно оставить пустым.
• Дата и номер составляемой инвентаризационной описи в соответствии с принятым в компании документооборотом.
• Подлежащие инвентаризации ОС.
• Собственника ОС.
• Местонахождение ОС.
• Арендодателя, если инвентаризация проводится в отношении ОС, полученных в аренду.
2. Расписка ответственных за сохранность ОС
До начала инвентаризации от каждого лица, отвечающего за сохранность ценностей, берется расписка о том, что к началу процесса инвентаризации все ОС оприходованы, выбывшие ОС списаны в расход, а все первичные документы, на основании которого ОС отражаются в учете, переданы в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. Расписки можно составлять отдельно, но при использовании формы ИНВ-1 они включены в заголовочную часть описи. Поэтому отдельного оформления расписок МОЛ в этом случае не требуется.
При заполнении этой части описи следует указать должность лица, расшифровка Ф.И.О., а само лицо ставит свою подпись.
3. Табличная часть описи
Эта часть описи представляет собой таблицу, состоящую из 13 граф:
• Порядковый номер записи.
• Наименование объекта ОС (по принятой в учете номенклатуре), его назначение и краткая характеристика.
• В графах 3–5 указывают данные документа, на основании которого ОС получен в арену (или на ответственное хранение). Это наименование документа (например, договор), а также его дата и номер.
• Год выпуска, постройки или приобретения ОС.
• В графах 7–9 указывает номер объекта ОС: инвентарный, заводской, номер паспорта или документа о регистрации (если ОС содержат драгоценные металлы или камни);
Чаще всего инвентарная опись формируется автоматически с помощью программного продукта. В этом случае графы 1–9 могут быть уже заполнены.
Следующие графы предназначены как раз для проверки фактического наличия ОС и его состояния.
Выявление фактического наличия основных средств производится при обязательном присутствии материально ответственных лиц. Не допускается определять фактическое наличие активов со слов материально ответственных лиц или по данным регистров бухгалтерского учета (п. 23 ФБСУ). Новый стандарт в пункте 4 конкретизирует, каким образом при проведении инвентаризации нужно устанавливать фактическое наличие имущества — например, путем осмотра, обмера, подсчета и так далее. Если указанные стандартом способы выявления имущества невозможно или затратно применить, то допускается использовать альтернативные способы, такие как фото- и видеофиксация.
• В графу 10 ответственное лицо комиссии вносит данные о фактическом наличии объектов ОС с указанием их количества (в единицах измерения, принятых в учете).
• В графе 11 указывается фактическая стоимость объекта в формате рубли и копейки.
• В графах 12 и 13 указывается аналогичная информация по данным бухгалтерского учета (количество и стоимость).
Если при инвентаризации выявлены объекты, не отраженные в бухучете, их включают в опись, а затем оприходуют. В соответствии с подпунктом «д» пункта 18 и пункта 32 нового стандарта на неучтенное имущество составляют отдельные документы инвентаризации.
При выявлении расхождений между фактическими данными и данными бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость или иной документ, принятый для этих целей в компании.
Оставшиеся после заполнения строки прочеркиваются.
На каждом листе табличной части описи есть поля, предназначенные для подведения итога (фактического количества и стоимости ОС, перечисленных на данной странице, а также аналогичные показатели по данным бухгалтерского учета). В итоговых полях количество ОС указывается в натуральных показателях независимо от того, в каких единицах измерения показаны эти ценности (штуках, килограммах, метрах и прочее).
Заключительная часть (подписи)
Последняя страница ИНВ-1 предназначена для подведения итогов по всей описи и подписания ее лицами, участвующими в проведении инвентаризации.
Данные о количестве порядковых номеров, фактическом количестве и стоимости ОС также отображают прописью в соответствующих итоговых строках.
Эти данные заверяются подписями председателя комиссии и ее членов с указанием их должности и расшифровкой Ф.И.О.
Материально ответственные лица также подписывают опись, подтверждая проведение инвентаризации комиссией в их присутствии, внесение в опись информации обо всех ОС и отсутствие претензий к работе комиссии.
Если инвентаризация проводится в связи со сменой МОЛ, то прежнее ответственное лицо подписывает ИНВ-1 в разделе «Расписка», а новое – в заключительной части.
Скачать бланк акта инвентаризации ОС по форме ИНВ-1
Унифицированная форма ИНВ-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Она приведена в приложении № 6 к методическим указаниям. Эта форма называется «Инвентаризационная опись». В этой статье мы приводим ссылку, по которой можно скачать этот бланк для самостоятельного заполнения.
Скачать образец заполнения акта инвентаризации ОС по форме ИНВ-1
Мы подготовили пример, который поможет понять, каким образом заполняется акт инвентаризации основных средств. Ссылка для его скачивания представлена здесь.
Вы можете оставить первый комментарий