Порядок ведения кассовых операций в 2024 году

Над статьей работали:
Автор: Матигин Андрей

Бизнес обязан контролировать поступление и выбытие наличных денежных средств по особым правилам. Для этого необходимо формировать специальные документы и следить за лимитом кассы. Правила документального оформления кассовых операций и штрафы за нарушение кассовой дисциплины рассмотрим в статье.

Содержание

1. Новшества в ведении кассовых операций с 1 октября 2024 года
2. Какими документами оформляют кассовые операции
3. Правила заполнения кассовых документов
4. Выдача наличных из кассы организации
5. Прием наличных в кассу организации
6. Упрощенный порядок ведения кассовых операций
7. Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций

Новшества в ведении кассовых операций с 1 октября 2024 года

В 2024 году вступают в силу изменения, касающиеся оборота наличных денежных средств. С первого октября 2024 года вступает в силу Указание Центрального банка РФ от 09.01.2024 № 6658-У, которое дополняет правила размена банкнот, монет одного номинала на банкноты и монеты другого номинала, а также правила приема денег, полученных в банке.

С октября 2024 года при обмене купюр и монет одинакового номинала на купюры и монеты другого номинала кассир обязан оформлять квитанцию о размене наличных денежных средств. В этом документе необходимо указывать название компании (имя индивидуального предпринимателя), дату совершения операции, сумму наличных (цифрой и прописью). Квитанция должна быть заверена подписью кассира. На текущий момент ЦБ не разработал бланк для оформления этой операции.

Важное нововведение, которое вводится с 1 октября: при приеме денег для размена кассир должен сделать полистный, поштучный пересчет под наблюдением гражданина, вносящего средства. Платежеспособность купюр проверяется в общем порядке. Дополнительно: кассир обязан пересчитать подготовленную к выдаче сумму денег под наблюдением получателя. При выдаче наличных средств также требуется полистный (поштучный) пересчет полученных денег в сумме, указанной в квитанции о размене. Выдавать при размене банкноты, имеющие повреждения, нельзя.

Третье новшество: принимать наличные средства, полученные из банка, можно только в банковской упаковке. Это могут быть как полные, так и неполные пачки банкнот. При этом необходимо проверять количество корешков, целостность упаковки, наличие реквизитов на верхних накладках пачек банкнот (пломбах, оттисках клише). Также допускается прием наличных мешками с монетами. Получение выполняется с проверкой целости упаковки, а также при наличии реквизитов на пломбах.

Какими документами оформляют кассовые операции

Для подтверждения операций с наличными денежными средствами организации и предприниматели должны оформлять несколько типов документов.

Отдельные операции с наличными средствами фиксируют приходными (КО-1) и расходными (КО-2) кассовыми ордерами.

Разовая выдача наличных денег должна быть оформлена расходным ордером. При приеме средств в кассу организации требуется составить приходный кассовый ордер.

В дополнение к перечисленным бизнес должен формировать документы, обобщающие кассовые операции. В частности, необходимо на ежедневной основе фиксировать в кассовой книге все операции с наличными. В этом документе аккумулируют информацию о каждом приходном и расходном кассовым ордерам, которые были в течение рабочего дня. Дополнительно в кассовой книге фиксируется сумма остатка наличных на конец дня.

Прежде чем приходные и расходные кассовые ордера передать в кассу, их необходимо зарегистрировать в журнале, составленном по форме № КО-3.

Если организация выплачивает зарплаты наличными, то вместе с расходным кассовым ордером потребуется оформить расчетно-платежную ведомость. В этом документе указывают сведения о всех сотрудниках, сумме зарплаты, удержания из доходов, период выплаты.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств составляется, если в организации работают несколько кассиров. Один из них назначается старшим, а все передачи наличных между ними фиксируются в книге. Ведение расчетов допускается, даже если кассиры работают в разных местах – в офисе, магазине, на складе.

На добровольной основе организации и ИП могут формировать все перечисленные документы. Однако предприниматели, применяющие упрощенный порядок учета кассовых операций, имеют право отказаться от ПКО, РКО и кассовой книги.

Правила заполнения кассовых документов

Оформлять документы, подтверждающие операции с наличными средствами, необходимо, даже если за день была всего одна выдача и (или) прием наличных.
Это правило действует для организаций и предпринимателей, которые составляют кассовые документы в полном объеме.

На каждом документе требуется три подписи — кассира, главного бухгалтера и руководителя. Если операции с наличными деньгами осуществляет кассир, ему нужно предоставить образцы подписей главного бухгалтера и руководителя. Если деньги выдает и принимает лично руководитель, образцы не требуются.

В обязательных кассовых документах — ПКО, РКО, кассовой книге — требуется заполнять счета бухгалтерского учета, на которых отражаются соответствующие операции. В обязательном порядке счета указывают юридические лица. ИП могут это делать в добровольном порядке.

Кассовые документы можно составлять в электронном виде. Распечатывать их в этом случае не нужно. Такие документы подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Поэтому чтобы оформлять кассовые документы в электронном виде, нужно приобрести электронные подписи для всех, кто подписывает кассовые документы: руководитель, главбух, кассир, подотчетные лица.

По общему правилу все документы, подтверждающие операции с наличной валютой, нужно хранить 5 лет. Документы на выдачу зарплаты наличными (РКО и расчетно-платежные ведомости) требуется хранить 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета, то документы придется хранить 50 лет (для текущих документов) или 75 лет (документы, составленные до 2003 года). Если нужно, срок хранения можно увеличить, например, в случае возникновения споров и судебных разбирательств.

Выдача наличных из кассы организации

Бизнес вправе расходовать наличную выручку, поступившую в кассу, строго на определенные цели:

1) выплата заработной платы, надбавок, доплат, премий и прочих затрат, включенных в фонд оплаты труда;
2) социальные выплаты — материальная помощь и прочие;
3) оплата товаров, работ, услуг (с учетом действующих лимитов расчетов);
4) выдача подотчетных сумм сотрудникам, например, на командировочные расходы;
5) выплаты на личные нужды предпринимателя;
6) возврат оплаты за товары, которые вернули покупатели;
7) перечисление страховых возмещений, если страховые премии были уплачены наличными;
8) выплата наличных при ведении операций банковского платежного агента или субагента.

Остальные выплаты разрешены только из денег, снятых с расчетного счета: сначала организация вносит на расчетный счет наличные средства, а потом снимает их для оплаты расходов.

Выдача наличных из кассы оформляется расходным кассовым ордером. Документ составляют по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). При выплате денег соблюдайте лимит расчетов наличными: при расчетах с организациями и ИП можно оплачивать наличными не более 100 тыс. рублей по одному договору.

Организация может составить один расходный кассовый ордер на всю сумму выплат на основании фискальных документов, если при выплате денег пробивали кассовые чеки (п. 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Например, если было несколько возвратов за товар за смену, можно оформить один РКО на всю сумму возвратов за смену.

Для выдачи зарплаты штатным сотрудникам, кроме расходного кассового ордера, можно использовать расчетно-платежную (форма № Т-49) или платежную ведомость (форма № Т-53). Впоследствии на всю сумму выданной по ведомости зарплаты требуется составить расходный кассовый ордер.

Прием наличных в кассу организации

Бизнес обязан оформлять поступление наличных денег в кассу независимо от источника выплаты – другая ли это компания, ИП или физическое лицо. Прием наличности оформляется приходным кассовым ордером (п. 5 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У) и дополнительно фиксируется в кассовой книге.

ИП оформлять приходные кассовые ордера и вести кассовую книгу не обязаны, но вправе это делать (пп. 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Если предприниматель не составляет ПКО, закон не обязывает его оформлять другой документ. Но в целях внутреннего учета можно использовать любой другой способ учета, например, журнал, составленный по собственной форме.

Приходный кассовый ордер оформляется на каждую сумму, внесенную в кассу (п. 5 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), например, при получении наличной выручки, неизрасходованных подотчетных денег, возврате займа, оприходовании денег, снятых с расчетного счета, и прочих поступлениях. Допускается оформлять один ПКО на всю выручку по окончании смены на основании пробитых чеков ККТ (п. 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

При оприходовании наличных средств от организаций и ИП требуется соблюдать лимит расчетов наличными. В этом случае в кассу можно принять не более 100 тыс. рублей по одному договору. Если деньги вносит физическое лицо, это ограничение не действует.

Приход наличных составляется по форме № КО-1. Бланк состоит из двух частей: приходного кассового ордера и отрывной части квитанции, которую выдают гражданину, который внес средства. Приходный кассовый ордер на бумажном носителе можно оформить от руки, при помощи компьютера или комбинированным способом. Исправления в кассовые документы, в том числе в приходный кассовый ордер, вносить нельзя (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Приходный кассовый ордер должен подписать главный бухгалтер или бухгалтер, а также кассир.

Упрощенный порядок ведения кассовых операций

В соответствии с Указанием Центрального Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, предпринимателям предоставляется возможность упростить процесс ведения кассовых операций.

Для оптимизации документооборота ИП имеют право не формировать приходные и расходные кассовые ордера, а также могут не вести кассовую книгу. Однако оформление перечисленных документов позволяет контролировать оборот наличных денег.

Другое послабление, которое действует для предпринимателей, – возможность отказаться от установления лимита остатка кассы. ИП могут хранить любую сумму наличных средства, что позволяет оперативно управлять деньгами.

Все остальные обязанности и ограничения, связанные с оборотом наличных средств, остаются в силе для индивидуальных предпринимателей. В частности, для ИП действует ограничение на использование наличных средств при расчетах.

При соблюдении основных принципов кассовой дисциплины и учета финансовых операций даже упрощенный порядок ведения кассовых операций может стать эффективным инструментом для управления финансами. Поэтому важно быть внимательным и ответственным при ведении кассовых операций, даже при использовании упрощенных методов учета.

Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций

За нарушение правил оборота наличных средств в КоАП предусмотрены штрафы. Виновное должностное лицо организации (например, руководитель) за несоблюдение кассовой дисциплины заплатит штраф в размере от 4 до 5 тыс. рублей. Аналогичное наказание предусмотрено для индивидуальных предпринимателей. Для организаций предусмотрено более существенное наказание: штрафы составит от 40 до 50 тыс. рублей.

Указанные санкции распространяются на следующие виды нарушений:

1) расчеты наличными средствами сверх установленных лимитов;
2) превышение остатка наличных в кассе;
3) нецелевой расход выручки, полученной наличными деньгами;
4) нарушения при оприходовании средств в кассу;
5) несоблюдение порядка хранения денег.

Если проверяющие выявят сразу несколько нарушений, ответственность за которые предусмотрена одной статьей КоАП, оштрафуют как за одно нарушение. Если выявят несколько нарушений, санкции за которые предусмотрены разными статьями КоАП, выберут более строгое наказание.

Избежать наказания организация сможет, если за это же нарушение привлекли к ответственности должностное лицо и одновременно организация приняла все меры к соблюдению норм и правил, за которые оштрафовали должностное лицо (ч. 4 ст. 2.1 КоАП РФ).

Для малого бизнеса действуют наказания, аналогичные ИП (ч. 1 ст. 4.1.2 КоАП РФ). Если штраф для ИП не предусмотрен, величина санкции составит от половины минимального до половины максимального штрафа для организаций. Если статьей КоАП предусмотрен фиксированный размер штрафа, величина штрафа составит половину от этой суммы. При этом сумма не может быть меньше минимального штрафа для должностного лица (ч. 2 и 3 ст. 4.1.2 КоАП).

Организациям и должностным лицам штраф может быть заменен на предупреждение, если нарушение совершено впервые, нет материального ущерба и отсутствуют риски возникновения чрезвычайных ситуаций.

Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения кассовой дисциплины составляет 60 календарных дней с момента совершения правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ, Постановление Президиума ВАС РФ от 31.01.2006 № 10196/05). Начало срока давности исчисляют со дня совершения административного правонарушения (ч. 1.1 ст. 4.5 КоАП РФ).