Рассмотрен порядок предоставления служебного автомобиля в личное пользование сотрудника: какие документы необходимо оформить и как закрепить правила использования авто компании.
Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла
Содержание
- Обязательно ли прописывать порядок использования служебного транспорта в
положении - Образец положения об использовании транспорта в личных целях
- Приказ об использовании автомобиля в личных целях
- Акт приема-передачи
- Что с расходами
- Использование руководителем служебного автомобиля в личных целях
- Ответственность за использование служебного автомобиля в личных целях
Обязательно ли прописывать порядок использования служебного транспорта в положении
Законодательством не установлена обязанность компании-работодателя разрабатывать отдельное положение, которое будет регулировать порядок использования служебного транспорта. Закрепить правила можно и в трудовом договоре.
Однако для удобства такой локальный акт лучше все же составить. Это позволит избавиться от оформления лишних документов и более детально прописать порядок использования транспорта в служебных и личных целях.
В положении нужно предусмотреть порядок компенсации ГСМ, возможность и порядок использования служебного автомобиля в личных целях, а также установить ответственность за нарушение предусмотренного локальным актом порядка. В случае спорной ситуации работодатель сможет аргументировать свою позицию, сославшись на внутренние правила организации.
Если такой внутренний документ есть в компании, то при заключении трудового договора нет необходимости подробно расписывать в нем порядок использования служебного транспорта. Достаточно будет сделать ссылку на локальный акт.
Если лицо уже трудится в компании и было принято решение о предоставлении ему служебного автомобиля в пользование, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где будут прописаны условия пользования транспортом или ссылка на локальный акт, где подробно описаны такие правила.
Кроме этого, для передачи служебного автомобиля сотруднику в личное пользование может быть оформлен гражданско-правовой договор, законодательством это также не запрещено. Это может быть как соглашение о безвозмездной передаче транспорта, так и использование за оплату. В первом случае это будет договор ссуды, а во втором — аренда транспортного средства без экипажа (ст. 642, п. 1 ст. 689 ГК РФ).
Образец положения об использовании транспорта в личных целях
Образец положения об использовании служебного автомобиля
Приказ об использовании автомобиля в личных целях
Утвержденной формы документа нет, как не установлены и требования к его содержанию. Поэтому составить приказ можно в произвольной форме.
В нем рекомендуется указать следующие сведения:
• данные сотрудника, которому предоставляется в личное пользование автомобиль;
• сведения об автомобиле, указанные в техническом паспорте;
• срок, в течение которого сотрудник вправе использовать транспортное средство.
Можно указать в нем и определенные ограничения для использования. Например, что работник может брать автомобиль для личных нужд только в определенное время, скажем, с 18:00 до 21:00 или в выходной день.
Акт приема-передачи
Указанный документ также составляется в произвольной форме. Он необходим для фиксации факта передачи автомобиля работнику.
Потребуется два экземпляра – по одному для компании и для работника.
В документе также нужно зафиксировать:
• данные автомобиля, содержащиеся в техпаспорте;
• регистрационные данные транспорта;
• реквизиты полисов ОСАГО и КАСКО;
• состояние автомобиля на момент передачи сотруднику. Необходимо описать все повреждения, которые есть на момент составления акта. Если в дальнейшем возникнут споры с сотрудником относительно повреждений автомобиля, эти сведения помогут разрешить разногласия;
• данные спидометра и уровень топлива;
• дату передачи транспорта.
Что с расходами
Вопрос распределения расходов между работодателем и сотрудником в случае передачи последнему служебного транспорта не определен на законодательном уровне. Поэтому стороны решают его на свое усмотрение.
Порядок распределения расходов нужно подробно прописать либо во внутреннем акте компании, либо в договоре (трудовом или гражданско-правовом).
Так, могут быть определены нормы расходов, а также разделены расходы на топливо.
Для удобства можно прописать условие о необходимости составлять путевой лист при осуществлении служебной поездки. Так проще будет разделить периоды, когда автомобиль использовался в личных целях, а когда в служебных. Но нужно учитывать, что в случае спора с сотрудником отсутствие путевого листа не будет свидетельством того, что он использовал авто для своих нужд (Апелляционное определение Верховного суда Республики Мордовия от 26.05.2022 по делу № 33-988/2022). Поэтому такой документ, скорее, нужен для внутреннего пользования и учета расходов на ГСМ.
В договоре (локальном акте) также нужно прописать, за чей счет будет осуществляться техническое обслуживание автомобиля, какая из сторон будет производить ремонт — как плановый, так и в случае повреждения транспорта.
Кроме этого, нужно указать, за чей счет будет заправляться авто топливом. Так, сотрудник может это делать за свой счет или же производить возмещение ГСМ в случае, когда, например, он пользуется топливной картой компании на заправке.
Использование руководителем служебного автомобиля в личных целях
Особенностью использования служебного авто руководителем является то, что передать ему транспорт в безвозмездное пользование нельзя, это прямо закрепляет статья 690 Гражданского кодекса РФ.
В остальном порядок предоставления автомобиля в личное пользование аналогичен описанному выше. Так, условия использования могут быть прописаны в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Соглашение может содержать ссылку на локальный акт, либо разрешено заключение договора аренды транспортного средства без экипажа.
Ответственность за использование служебного автомобиля в личных целях
В первую очередь сотрудника, который нарушил правила использования рабочего авто, можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Таким нарушением может быть, например, использование автомобиля в момент нахождения на больничном, в отпуске, выходные дни и в другое время, когда это не разрешено договором или локальным актом (Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 02.06.2022 по делу № 88-11860/2022, Апелляционное определение Самарского областного суда от 15.01.2019 по делу № 33-154/2019, Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 20.06.2024 № 88-14924/2024).
Кроме того, возможно и привлечение к административной ответственности. Так, сотрудник может быть привлечен за самоуправство (ст. 19.1 КоАП РФ) (Постановление Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 11.09.2024 № 16-5148/2024).
Работодатель же, напротив, может быть освобожден от административной ответственности в случае, если сотрудник вопреки требованиям внутренних правил использовал автомобиль в личных целях (Решение Свердловского областного суда от 03.04.2018 по делу № 72-228/2018, Постановление Двадцать первого арбитражного апелляционного суда от 19.02.2016 № 21АП-63/2016 по делу № А83-3661/2015).
Также возможно и привлечение к уголовной ответственности по статьям 160, 285 УК РФ (Кассационное определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.05.2023 № 77-1839/2023, Апелляционное определение Псковского областного суда от 28.09.2021 № 33-1548/2021 по делу № 2-380/2021).
Сотрудника можно привлечь и к материальной ответственности в соответствии со статьей 243 ТК РФ независимо от того, правомерно ли он использовал автомобиль для личных нужд или нет. Например, когда в результате ДТП был поврежден автомобиль, может быть взыскана компенсация прямого ущерба работодателю (определения Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 15.07.2024 № 88-14417/2024, Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.04.2023 по делу № 88-6685/2023).
Вы можете оставить первый комментарий