Денежные документы

Денежные документы имеют материальный носитель и определенную ценность. Это купленный компанией актив, услуги по которому будут оказаны в будущем. Например, работник совершит перелет по авиабилету или его дети отдохнут в санатории по путевке. Какие документы относятся к денежным, как их правильно учитывать, расскажем в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

Что относится к денежным документам
Проводки по учету поступления денежных документов
Проводки по учету выдачи денежных документов
Документальное оформление движения денежных документов

Что относится к денежным документам

К денежным документам относятся находящиеся в кассе компании (Раздел V Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н; п. 3.40 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49):
• почтовые марки;
• марки госпошлины;
• вексельные марки;
• оплаченные железнодорожные и авиабилеты;
• путевки в дома отдыха и санатории, купленные для сотрудников и членов их семей;
• другие подобные документы, например, маркированные конверты, талоны на ГСМ, карты экспресс-оплаты мобильной связи или доступа в Интернет.

Денежные документы хранятся в кассе, однако они не относятся к кассовым.

К денежным документам не относятся ценные бумаги (счет 58) и бланки строгой отчетности (счет 006), а также электронные железнодорожные и авиабилеты. При покупке электронного билета клиенту выдается:
• маршрут-квитанция — выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок (пп. 1, 2 п. 1 Приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134);
• контрольный купон — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (п. 5 Приложения к Приказу Минтранса России от 21.08.2012 № 322).

Эти выписки выдаются при оплате электронного билета, однако они, по своей сути, не являются проездными документами. В отличие от обычных билетов их можно распечатать несколько раз, поэтому хранить их в кассе нет необходимости.

Проводки по учету поступления денежных документов

Денежные документы, поступившие в кассу компании, учитывают на счете 50 «Касса», субсчет 50-3, в сумме фактических затрат на приобретение (без учета НДС). Их принимают к бухучету, если они способны принести организации экономические выгоды (доход) в будущем. В противном случае следует признать расход (п. п. 8.3, 8.6.3 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России, п. п. 16, 19 ПБУ 10/99 «Расходы организации», п. 6 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Например, к бухучету следует принять путевки:
• купленные компанией за счет собственных средств и предназначенные для последующей передачи членам семей работников за деньги;
• оплаченные компанией и чья стоимость будет возмещена СФР.

Стоимость путевок, купленных компанией с целью их последующей безвозмездной передачи сотрудникам, включается в прочие расходы (п. 11 ПБУ 10/99).

Поступление таких документов в кассу компании отражают записью по дебету счета 50, субсчет 50-3. Аналитический учет необходимо организовать по видам документов.

Если документы поступают в компанию напрямую от поставщиков, то бухгалтерские записи будут следующими:

Операция	Дебет	Кредит
Перечислена оплата за денежный документ	76 (60)	51
Учтена стоимость денежного документа (без НДС, если он предъявлен и впоследствии подлежит вычету)	50-3	76 (60)
Отражен выделенный НДС	19	76 (60)

Если они приобретаются через подотчетное лицо, то используются следующие проводки:

Операция	Дебет	Кредит
Выданы деньги подотчетному лицу из кассы организации	71	50-1
Денежный документ оплачен через подотчетное лицо	76	71
Учтена стоимость денежного документа (без НДС, если он предъявлен и впоследствии подлежит вычету)	50-3	76 (60)
Отражен выделенный НДС	19	76 (60)

Проводки по учету выдачи денежных документов

Выдачу (списание с учета) денежных документов отражают записью по кредиту счета 50, субсчет 50-3. Проводки в этом случае могут быть следующими:

Операция	Дебет	Кредит
Стоимость использованных почтовых марок отражена в составе расходов по обычным видам деятельности	26 (44)	50-3
Отражена задолженность работника по оплате выданной путевки	73	50-3
Стоимость выданной работнику путевки списана за счет средств СФР	69	50-3

Для выдачи и последующего списания железнодорожных и авиабилетов могут использоваться следующие проводки:

Операция	Дебет	Кредит
Отражена выдача авиабилета (железнодорожного билета) работнику, направленному в командировку	71	50-3
Стоимость авиабилета (железнодорожного билета) отражена в составе расходов по обычным видам деятельности	20 (26, 44)	71
Принят к вычету НДС со стоимости авиабилета (железнодорожного билета)	68	19

Для списания билетов потребуется авансовый отчет командированного сотрудника и первичные документы, подтверждающие совершение поездки. Например, при авиаперелете к отчету следует приложить авиабилет и посадочный талон.

Если были обнаружены неиспользованные денежные документы, которые невозможно использовать в будущем, например, в связи с их порчей или истечением срока действия, то их нужно списать. Делается это на основании приказа руководителя и бухгалтерской справки с обоснованием списания. Если документы, подлежащие списанию, были обнаружены при проведении инвентаризации, то вместо бухгалтерской справки оформляется протокол заседания инвентаризационной комиссии и акт инвентаризации, например, по форме № ИНВ-15.

Бухгалтерские записи в этом случае будут следующими:

Операция	Дебет	Кредит
Стоимость денежных документов, списанных в связи с невозможностью их использования, признана прочим расходом	91-2	50-3
Сумма НДС со стоимости списанного денежного документа признана прочим расходом (если сумма НДС выделена)	91-2	19

Документальное оформление движения денежных документов

На законодательном уровне порядок документального оформления движения денежных документов не закреплен. При необходимости можно разработать специальный журнал учета (регистрации). Его форму компания должна утвердить в своей учетной политике. Журнал должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью. В нем можно предусмотреть, например, следующие графы:
• вид денежного документа;
• его реквизиты (серия, номер);
• дата поступления;
• количество поступивших денежных документов;
• их стоимость;
• подпись кассира;
• дата выбытия документа;
• основание выбытия;
• ФИО и подпись работника, получившего денежный документ;
• количество и стоимость оставшихся денежных документов;
• подпись кассира.