Служебная проверка сотрудника

За совершение дисциплинарного проступка работодатель в отношении сотрудника может провести служебную проверку. В статье разберем, в каких случаях и как она проводится, а также какие документы необходимо при этом оформить.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Служебная проверка в отношении сотрудника
2. Случаи проведения служебной проверки
3. Приказ о проведении служебной проверки
4. Порядок проведения служебной проверки
5. Срок проведения служебной проверки
6. Акт служебной проверки

Служебная проверка в отношении сотрудника

Служебная проверка – это комплекс мероприятий, в ходе которых устанавливаются факты совершения работником дисциплинарного проступка. Определяется наличие и степень виновности, причины, толкнувшие сотрудника на совершение деяния, характер и размер ущерба. В Трудовом кодексе не прописано, как проводить служебную проверку. Но данный вопрос раскрывается в нормативных актах, которые регулируют прохождение некоторых видов госслужбы и работу в определенных госучреждениях:

• порядок проведения проверки в налоговой установлен Приказом ФНС РФ от 22.08.2011 № ММВ-7-4/507»;
• как проводится служебное расследование в Росгвардии, определяет Приказ ведомства от 30.01.2018 № 25;
• в МВД используется Приказ от 26.03.2013 № 161;
• в Минюсте – Приказ от 31.12.2020 № 341;
• у государственных служащих проверку проводят на основании ст. 59 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ и прочее.

Коммерческим организациям основания и порядок проведения служебного расследования необходимо закрепить внутренним нормативным актом. Как правило, проверка проводится в такой последовательности:

1. Издается приказ о ее проведении.
2. Формируется комиссия по проведению служебного расследования.
3. Проводится служебная проверка.
4. Оформляется акт о проведении служебного расследования.

Основанием для проверки должен стать документально зафиксированный факт совершения работником дисциплинарного проступка. Это может быть докладная записка или акт, составленный непосредственным начальником нарушителя. Причем желательно, чтобы этот документ был подписан не только составителем, но и свидетелями.

В акте (докладной записке) надо указать следующее:

• фамилию, имя, отчество, должность нарушителя, свидетелей;
• место, время деяния;
• в чем состоит проступок, его обстоятельства и предварительные причины;
• возможный ущерб и последствия для работодателя.

К составлению данного документа следует относиться с особой внимательностью, так как он станет не только основанием для назначения служебного расследования, но и одним из доказательств, если сотрудник обратится за судебной защитой.

На законодательном уровне форма акта, фиксирующего проступок, не установлена, поэтому за основу можете взять наш бланк.

Случаи проведения служебной проверки

Основанием для проведения служебного расследования могут стать дисциплинарные проступки работников, которые заключаются в неисполнении или ненадлежащем исполнении сотрудником своих трудовых обязанностей по собственной вине. К нарушителю работодатель может применить такие виды наказаний (ч. 1 ст. 192 ТК РФ):

• замечание или выговор (за незначительные проступки);
• увольнение на основании соответствующих причин.

Свидетельством совершения административного проступка станет нарушение работником норм Трудового кодекса, требований трудового договора, должностной инструкции либо внутреннего нормативного акта организации. Важно, чтобы сотрудник был ознакомлен под подпись со своими обязанностями и указанными документами. В противном случае доказать его вину, если дело дойдет до суда, будет проблематично.

За что именно можно привлечь к дисциплинарной ответственности, работодатели определяют внутренними нормативными актами. Отталкиваться можно от норм ТК РФ. Напрямую в нем не сказано, какие деяния можно считать дисциплинарным проступком. Но  определены действия, наказанием за которые может стать увольнение:

1. Работник уже получил взыскание и дальше без уважительной причины продолжает нарушать трудовую дисциплину (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
2. Материально ответственный сотрудник, исполняя должностные обязанности на работе, совершил проступок, в результате которого утратил доверие работодателя (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
3. Сотрудник стал участником конфликта интересов, но не сделал ничего, чтобы его предотвратить или урегулировать, в результате чего утратил доверие работодателя. В данном случае причиной увольнения могут стать и иные деяния, если их результатом станет утрата доверия (п. 7.1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
4. Воспитатель, учитель или иной работник, участвующий в воспитании детей, в процессе работы совершили аморальный проступок, исключающий дальнейшую работу (п. 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
5. Руководитель компании (филиала), его заместитель или главный бухгалтер приняли решение, результатом которого стало незаконное использование имущества организации, нарушение его сохранности либо иной ущерб (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
6. Руководитель компании (филиала), его заместитель один раз грубо нарушили свои трудовые обязанности (п. 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
7. Руководители высших государственных или муниципальных образовательных организаций (филиалов), а также их заместители или педагоги на протяжении года два раза грубо нарушили устав организации (п. 1 ст. 336 ТК РФ).
8. Удаленщик два и больше дня не выходит на связь с работодателем без уважительной причины (ст. 312.8 ТК РФ). При этом стороны могут установить и более длительные сроки.
9. Работник без уважительной причины отказывается или уклоняется от прохождения медосмотра, который является обязательным для его должности. Также причиной уволенная может стать отказ от специального обучения в рабочее время, сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, если это необходимо для получения допуска к работе (Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).
10. Сотрудник единожды грубо нарушил трудовую дисциплину (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Грубым нарушением со стороны работника  можно считать:

• прогул рабочего дня (смены) или отсутствие на рабочем месте от 4 и более часов подряд без уважительной причины;
• появление сотрудника на работе после принятия алкоголя, наркотиков или других опьяняющих веществ;
• разглашение государственной или коммерческой тайны, передача персональных данных о работниках другим лицам;
• кража на работе чужого имущества, растрата, его намеренное уничтожение либо повреждение (данный факт должен быть установлен судом или иным уполномоченным органом, рассматривающим административные правонарушения);
• несоблюдение сотрудником требований охраны труда, что привело к несчастному случаю на производстве, аварии либо катастрофе (факт нарушения должны установить комиссия по охране труда и (или) ответственный специалист).

Приказ о проведении служебной проверки

Закон не устанавливает, как проводить служебное расследование в организации. Но чтобы обезопасить себя на случай, если работник обратится за судебной защитой, убедитесь, что проступок на самом деле совершен. Если работник действительно нарушил трудовую дисциплину и нужно разобраться, какое взыскание к нему применить, советуем провести служебное расследование, для чего следует составить соответствующий приказ.

Форма данного приказа не определена на законодательном уровне, компании разрабатывают ее самостоятельно. В приказе укажите такую информацию:

1. Кто входит в комиссию по проведению служебного расследования. Это могут быть юрист, сотрудник отдела кадров, административного отдела, бухгалтерии и прочее. Можно выбрать любых специалистов, работающих в организации.
2. Данные о деянии (фамилию, имя, отчество и должность провинившегося сотрудника, дату и место нарушения, его обстоятельства).
3. Какими полномочиями наделена комиссия, чтобы узаконить ее работу. Например, комиссия может оценивать обстоятельства совершения проступка, предлагать меры воздействия на нарушителя.
4. Перечень документов, которые нужно собрать для расследования.
5. Сроки проведения служебной проверки и оформления ее результатов.
6. Фамилию, имя, отчество и должности ответственных лиц.
7. Основание для проведения служебной проверки (акт или докладная записка).

Помимо руководителя, в приказе должны быть подписи всех членов комиссии и сотрудника, в отношении которого проводится проверка (ст. 193 ТК РФ).

Порядок проведения служебной проверки

Для начала у сотрудника следует запросить письменное объяснение (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Если оно не будет предоставлено на протяжении двух рабочих дней или нарушитель вообще откажется разъяснять ситуацию, составьте соответствующий акт.

Если из объяснительной станет понятно, что сотруднику пришлось нарушить трудовую дисциплину по уважительным причинам, запросите у него подтверждающие документы. Допустим, работник был у врача. Попросите принести подтверждающую данный факт справку или больничный лист. Эти документы потом приобщают к материалам дела.

Если же основания для проверки есть, комиссии придется установить:

• был ли совершен дисциплинарный проступок;
• фамилию, имя, отчество и должность нарушителя, степень его виновности;
• обстоятельства, при которых совершено деяние, а также его последствия;
• каковы причины и цели нарушителя;
• есть ли обстоятельства, которые смягчают или утяжеляют вину сотрудника;
• причинен ли материальный ущерб, его размер.

Проводя служебное расследование и привлекая нарушителя к ответственности, помните, что нужно соблюсти определенные сроки.

Срок проведения служебной проверки

На законодательном уровне не устанавливаются жесткие сроки на проведение служебного расследования. Но важно уложиться в сроки, установленные ТК РФ на применение служебного взыскания к работнику. Поэтому лучше начать проверку сразу после обнаружения деяния, допустим, на следующий день.

В срок включите время на сбор документов, проведение ревизии (если она нужна), анализ полученных материалов, составление акта по итогам проверки. В большинстве случаев на такие мероприятия хватает 5–7 рабочих дней.

Что касается сроков, на протяжении которых сотрудника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, то они не должны превышать полгода с момента проступка. Если же он обнаружен по результатам ревизии или аудиторской проверки, то применить взыскание к сотруднику можно на протяжении двух лет со дня деяния (ч. 4 ст. 193 ТК РФ).

В законе указан еще один срок – 1 месяц со дня обнаружения деяния (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Но в него не входит время болезни, отпуска нарушителя, время, которое дается профсоюзу для изучения материалов. То есть, указанный месяц работодатель может продлить за счет данных событий.

Если сотрудник нарушил законодательство о противодействии коррупции, не соблюдает запретов и ограничений, сроки меняются. На привлечение такого нарушителя к ответственности у работодателя есть 3 года с момента проступка. Не включайте в него время, пока велось уголовное дело (ч. 4 ст. 193 ТК РФ).

Акт служебной проверки

По итогам расследования необходимо оформить  заключение комиссии в виде акта. Он составляется в произвольной  форме, на законодательном уровне она не разработана. Можно взять за основу наш образец бланка.

Акт может стать одним из доказательств, если сотрудник обратится за судебной защитой, поэтому к его составлению следует относиться внимательнее.  В документе отразите такую информацию:

• дату, время и место, где составлен акт;
• фамилию, имя, отчество, должность председателя комиссии и ее членов;
• причину, по которой проводилось служебное расследование;
• величину ущерба;
• материалы, изученные комиссией в ходе проверки (докладная записка, трудовой договор сотрудника, его должностные обязанности, письменное объяснение, документы с результатами ревизии, договор о материальной ответственности и прочее);
• обстоятельства, которые установила комиссия (почему возник ущерб, есть ли вина сотрудника в этом, имелись ли у него уважительные причины на совершение проступка);
• решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности, вид наказания.

Документ необходимо подписать всем членам комиссии и передать руководителю для ознакомления и принятия окончательного решения. После этого с содержанием акта под подпись ознакомьте сотрудника.