Чем руководствоваться в кадровой работе: новые разъяснения Роструда

Роструд выпустил руководство, разъясняющее обязательные требования трудового законодательства.

Аналогичный Приказ ведомства от 13.05.2022 № 123 свою силу утрачивает.

Руководство содержит разъяснения по широкому кругу вопросов:

испытательный срок при приеме на работу;
трудовой договор;
прием на работу;
перевод на другую работу в соответствии с медзаключением;
изменение трудового договора по инициативе работодателя;
прекращение срочного трудового договора;
организация и проведение обучения требованиям охраны труда;
обязательные и допустимые условия ПВТР;
порядок введения и оплаты простоя и другие вопросы.

В руководстве появились разъяснения, касающиеся новых инструментов трудовых взаимоотношений. Речь идет об организации электронного кадрового документооборота (ЭКД), использовании электронных подписей.

В частности, разъяснены права и обязанности работников и работодателей при осуществлении ЭКД, какие кадровые документы можно включить в ЭКД, а какие нельзя.

Так, законодательно запрещено создавать в электронной форме:

трудовые книжки и их электронные аналоги;
акты о несчастных случаях на производстве;
приказы об увольнении;
документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда.

Указано, какие информационные системы можно использовать в качестве платформы для ведения ЭКД:

платформу «Работа в России». Специально для ведения ЭКД в ней сформирована подсистема с одноименным названием «Электронный кадровый документооборот». Доступ к указанной подсистеме для работающих сотрудников, а также и для соискателей бесплатный. Но для того, чтобы воспользоваться доступом, необходимо авторизоваться в системе ЕСИА. Доступ к этой подсистеме цифровой платформы «Работа в России» для работника, а также лица, поступающего на работу, является бесплатным и предоставляется при их авторизации в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА);
свою информационную систему, обеспечивающую электронный обмен кадровыми документами через единый портал.

Роструд отметил, что внедрение ЭКД – процедура добровольная. Кроме того, работодатель вправе выбирать удобную для него информационную систему для организации ЭКД.

Все расходы на создание и внедрение ЭКД работодатель обязан взять на себя.

Вместе с тем начиная с 01.03.2023 при формировании электронных документов работодатель обязан применять единые требования к их форматам. Они утверждены Приказом Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н.

Что касается использования электронных подписей, ведомством разъяснено:

виды применяемых сотрудником ЭП при осуществлении ЭКД зависят от того, какую именно платформу использует наниматель для ведения ЭКД, а также от того, какой электронный кадровый документ планируется подписать. Например, в случае, если в организации используется своя инфосистема ЭКД, такие документы, как трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, договор о получении образования без отрыва или с отрывом от производства, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, подписываются работником исключительно усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью (УКЭП или УНЭП);
расходы, связанные с получением сотрудником ЭП, и применение ложатся на работодателя. При этом если у работника уже есть ЭП, для целей ЭКД можно использовать и ее.