Сотрудник компании после возвращения из командировки не подал авансовый отчет. Надо ли удерживать НДФЛ с выданных ему перед служебной поездкой сумм?
Минфин РФ в письме от 16.12.2019 № 03-04-06/98341 разъяснил, что согласно п. 26 положения, утвержденного правительственным Постановлением от 13.10.2008 № 749, по возвращении из служебной поездки сотрудник должен предоставить руководству авансовый отчет. В нем отражаются суммы, израсходованные в период нахождения в командировке. Авансовый отчет сдается не позже трех рабочих дней.
Этот документ нужен для заключительного расчета по авансу, который дали сотруднику при убытии. Поэтому совместно с отчетом также предоставляются документы об аренде жилья, о суммах, уплаченных за проезд, и о других затратах.
При этом пункт 3 ст. 217 НК РФ освобождает от налога на доходы компенсации в определенных законом размерах, выплачиваемые для возмещения командировочных затрат.
Однако если авансовый отчет командированное лицо не предоставило, то потраченные подотчетные деньги не считаются возмещением соответствующих затрат и не освобождаются от налогообложения.
В таком случае компания может вынести решение о том, чтобы сотрудник возвратил выданные ему на служебную поездку деньги. И если подотчетные средства будут возвращены, налогооблагаемой базы у данного работника не возникнет.
