Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
При данных обстоятельствах ответ будет зависеть от того, у кого автомобиль находится на праве собственности.
Вариант № 1. Автомобиль принадлежит работнику.
Чтобы организация могла использовать личный автомобиль работника в служебных целях, возможно оформление следующими способами:
- заключение договора аренды автомобиля;
- выплата работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.
Так, согласно ст. 636,646 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором аренды, расходы на оплату топлива, других расходуемых в процессе коммерческой эксплуатации материалов при аренде автомобиля как с экипажем, так и без него несет арендатор.
В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных его видов).
Следовательно, организация вправе учесть расходы для целей налогообложения на техническое обслуживание, ремонт, мойку, парковку при соблюдении нормы ст. 252 НК РФ.
В силу п. 1 ст. 226 НК РФ российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы (за исключением доходов, в отношении которых исчисление сумм и уплата налога производятся в соответствии со ст. 214.3, 214.4, 214.5, 214.6, 226.1, 227 и 228 НК РФ), обязаны исчислить, удержать с налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 224 НК РФ.
Поэтому организация при выплате работнику дохода по договору аренды автомобиля должна удержать и перечислить сумму исчисленного НДФЛ.
Иные расходы, которые по договору аренды несет арендатор, являются расходами организации и в налоговую базу по НДФЛ у работника не включаются. Налоговая база по НДФЛ возникает, если организация компенсирует работнику расходы, которые по договору аренды несет арендодатель.
Что касается оформления отношений с водителем через компенсацию, то расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Дополнительно возмещаемые расходы сверх установленных норм за использование личного легкового автомобиля в целях исчисления налога на прибыль не учитываются.
Так как гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ. Поэтому освобождению от налогообложения НДФЛ согласно п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, связанных с использованием личного автомобиля работника в служебных целях, в соответствии с соглашением сторон (письмо Минфина РФ от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326).
При этом работнику необходимо иметь документы, подтверждающие принадлежность ему используемого имущества, расчеты сумм компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие произведенные в связи с этим расходы.
Вариант № 2. Автомобиль принадлежит организации.
Если автомобиль принадлежит организации и расходы на машину осуществлялись водителем за пределами его рабочего дня, то могут возникнуть налоговые риски в части налога на прибыль и НДФЛ.
Некоторые суды поддерживают позицию налоговых органов и указывают на то, что расходы, понесенные во внерабочие дни (часы), в том числе на ГСМ и мойку служебного автомобиля, не отвечают критериям ст. 252 НК РФ (Постановление ФАС Московского округа от 03.12.2012 № А41-20691/11).
Есть и противоположная позиция. Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 03.02.2009 № КА-А40/96-09 налоговые органы установили, что автомашины, управляемые некоторыми водителями, согласно путевым листам выезжали из гаража не раньше 9:00, а возвращались не позднее 18:00, тогда как по кассовым чекам в ряде случаев бензин приобретался на АЗС либо до 9:00, либо после 18:00.
Налоговая инспекция сочла, что названные лица получили доход, подлежащий учету при исчислении НДФЛ.
Суд принял позицию налогоплательщика и признал доначисления НДФЛ неправомерными, так как обслуживание автотранспортного средства после возвращения с линии (работы) либо перед выходом на линию (работы), включая заправку ГСМ, является объективно необходимым действием для обеспечения непрерывности производственного процесса. Суды указали, что факт перегона транспортного средства от места нахождения общества к месту жительства водителя, принявшего транспортное средство в ответственное хранение, не свидетельствует об использовании указанного средства и приобретенных на выданные под отчет денежные средства ГСМ в личных целях.
В Постановлении ФАС Московского округа от 04.02.2008 № КА-А40/13427-07-2, в котором суд также поддержал налогоплательщика, было отмечено, что размер и связь расходов на ГСМ, в том числе приобретенных в выходные дни, с производственной деятельностью общества подтверждаются контрольно-кассовыми чеками, авансовыми отчетами водителей, приказом о сменной работе водителей.
Рекомендуем во избежание налоговых рисков в рассматриваемой ситуации установить приказом руководителя, что автотранспорт передается лицам, допущенным к управлению, на ответственное хранение по месту жительства в связи с отсутствием стоянки на предприятии.
Кроме того, необходимо в нормативном локальном акте указать порядок возмещения расходов на ГСМ и автомойку.
Также возможно рассмотреть установление водителю ненормированного рабочего дня, что позволит экономически обосновать произведенные после 18:00 расходы.
