Справка 2-НДФЛ: особенности заполнения, образец, ответственность

Справки 2-НДФЛ обязаны сдавать все организации и ИП, выплачивающие доходы физлицам (пп. 1, 2 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Срок сдачи справки 2-НДФЛ в налоговый орган изменился. Начиная с налогового периода 2019 года отчитаться необходимо на месяц раньше — до 1 марта. Изменения в пункт 2 ст. 230 НК РФ внесены Законом от 29.09.2019 № 325-ФЗ.

При этом срок представления сведений о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога по форме 2-НДФЛ остался прежним — не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Таким образом, с 2020 года срок представления формы 2-НДФЛ стал единым и не зависит от причины представления данной отчетности — в соответствии с невозможностью удержания налога (п. 5 ст. 226 НК РФ) или на обычных основаниях (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Признак в справке 2-НДФЛ показывает, кто (налоговый агент или его правопреемник) и в каком случае ее подает. 

Этот реквизит может принимать следующие значения (глава II порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

• признак 1 — это обычная справка 2-НДФЛ, в которой показывается, какие доходы выплачены физлицу, сколько налога с них начислено, удержано и перечислено в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ);
• признак 2 означает, что справка 2-НДФЛ подается как сообщение о невозможности удержания налога (п. 5 ст. 226 НК РФ);
• признак 3 указывает, что справку за реорганизованную организацию подает правопреемник. В справке отражаются доходы, выплаченные налоговым агентом, и суммы налога, начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ);
• признак 4 — это справка, которую подает организация-правопреемник в случае, если налоговый агент выплатил физлицу доход, с которого не смог удержать
• налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Таким образом, в этом году с учетом п. 6 и 7 ст. 6.1 НК РФ, поскольку 01.03.2020 является выходным днем, сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ нужно представить в налоговый орган не позднее 02.03.2020.

Форма справки 2-НДФЛ утверждена Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. То есть начиная с периода за 2018 год применяется именно эта форма. Если сотрудник попросит предоставить справку о доходах за 2017 год — сделать это необходимо по старой форме согласно Приказу ФНС РФ от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@.

Порядок заполнения 2-НДФЛ утвержден Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Напомним, что форма применяется с 01.01.2019 при представлении справки за 2018 год и последующие периоды.

По общему правилу справки 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговую инспекцию по месту учета организации (по месту жительства ИП) (п. 2 ст. 230 НК РФ) по телекоммуникационным каналам связи.

Подать сведения можно и на бумаге, если численность персонала не превышает 10 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Таким образом, из-за поправок, внесенных в кодекс Законом от 29.09.2019 № 325-ФЗ, большинству работодателей следует сдавать отчетность по НДФЛ в электронном виде.

Справки 2-НДФЛ на бумажном носителе можно сдать в налоговую инспекцию следующими способами (п. 8 ст. 6.1, ст. 27, 29 НК РФ, п. 3 порядка представления справок 2-НДФЛ):

• лично в налоговую инспекцию. Это может сделать руководитель (ИП) или иное лицо по доверенности, например, бухгалтер (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, ст. 29 НК РФ);
• отправить почтой с описью вложения.

Если справки подаются лично в инспекцию, то они будут считаться представленными в тот день, когда их передали инспектору, а если отправляются почтой — в день отправки письма (п. 4 порядка представления справок 2-НДФЛ).

Чтобы сдать справки 2-НДФЛ на бумаге, к ним нужно составить сопроводительный реестр в двух экземплярах (п. 15 порядка представления справок 2-НДФЛ).

Если у организации есть обособленные подразделения, то по работникам этих подразделений и по физлицам, с которыми подразделение заключило гражданско-правовые договоры, справки нужно сдавать в ту налоговую инспекцию, где обособленное подразделение состоит на учете (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если обособленное подразделение закрывается и до снятия с учета не представило 2-НДФЛ, то справки нужно сдать по месту учета головной организации. При этом в справке надо указать ИНН и КПП головной организации, а ОКТМО — закрытого обособленного подразделения (письма ФНС РФ от 11.04.2019 № БС-4-11/6803@, от 01.04.2019 № БС-4-11/5938@).

В ситуации, когда организация имеет обособленные подразделения и работник в течение года работал в нескольких подразделениях (по различным ОКТМО), в отношении физического лица представляется несколько справок (по числу комбинаций ИНН + КПП + ОКТМО) с одним и тем же номером корректировки за один и тот же налоговый период (письмо ФНС РФ от 07.07.2017 № БС-4-11/13281@).

Компании, у которых головной офис расположен в одном муниципалитете, а обособленные подразделения в другом, смогут выбрать одну ИФНС для сдачи 2-НДФЛ по «обособкам». Если вся разветвленная структура находится в одном муниципалитете, то отчитываться можно по месту учета головного подразделения. Эта возможность появилась с 01.01.2020 благодаря поправкам, внесенным в ст. 230 НК РФ Законом от 29.09.2019 № 325-ФЗ. Причем не только для предоставления отчетности, но и для уплаты НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Правда, чтобы воспользоваться таким правом, необходимо уведомить все налоговые инспекции, где состоят на учете обособленные подразделения, о своем выборе не позднее 1-го числа налогового периода. Изменение решения в течение года не предусмотрено.

Если налоговый агент ИП и применяет ЕНВД или (и) ПСН, то по работникам, которые заняты в деятельности на ЕНВД и ПСН, справки нужно подавать в налоговую инспекцию, где ИП состоит на учете именно как плательщик ЕНВД и налога при ПСН (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Итак, форма 2-НДФЛ для ИФНС (приложение № 1 к приказу), заполняется следующим образом:

Титульный лист

В нем указывается:
— номер справки;
— отчетный год;
— признак;
— номер корректировки;
— код налогового органа;
— наименование налогового агента;
— форма реорганизации (ликвидации);
— ИНН/КПП реорганизованной организации;
— код ОКТМО;
— телефон.

Раздел 1. Данные о физическом лице – получателе дохода.

В этом разделе указываются реквизиты физлица — получателя дохода.
Раздел 2. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода.

Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты.

Приложение. Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода.

В приложении расшифровываются доходы и вычеты физлица по месяцам.

Справка о доходах и суммах налога, выдаваемая физлицу.

Справка о доходах, предназначенная для выдачи сотруднику, визуально практически дублирует старую версию 2-НДФЛ. Ее не сделали машиночитаемой, что и понятно – физлицам это не нужно. Порядок ее заполнения не утвержден, поэтому рекомендуем заполнять ее аналогично справке 2-НДФЛ.

Рассмотрим образец заполнения форм на основе следующих данных:

Иванов Петр Петрович в 2019 году трудился в ООО «Зима».

Работодатель выплатил ему следующие доходы:

Январь – 28 000 руб. – зарплата

Февраль – 28 000 руб. – зарплата

Март – 28 000 руб. – зарплата

Апрель – 28 000 руб.: (зарплата 25 000 руб. + больничный 3 000 руб.)

Май – 28 000 руб. – зарплата

Июнь — 28 000 руб. – зарплата

Июль – 43 000 руб.: (зарплата 10 000 руб. + отпускные 33 000 руб.)

Август – 13 000 руб. – зарплата

Сентябрь – 28 000 руб. – зарплата

Октябрь – 28 000 руб. – зарплата

Ноябрь – 28 000 руб. – зарплата

Декабрь – 28 000 руб.: (зарплата 10 000 руб. + отпускные 18 000 руб.)

Итого доходов: 322 000 руб.

Предельный размер дохода (350 000 руб.) для предоставления вычета на детей не превышен.

За каждый месяц П.П. Иванову предоставляется вычет на одного ребенка в размере 1 400 руб. (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Признак справки о доходах – «1»

Заполнение общей части формы справки 

В поле «Номер справки» проставляется порядковый номер документа.

«Отчетный год» — 2019

В поле признак указывается цифра 1, поскольку справка представляется налоговым агентом в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ.

В поле «Номер корректировки» указывается «00», так как справка первичная.

В поле «Представляется в налоговый орган (код)» указывается четырехзначный код налогового органа, в который будет направлена справка.

В поле «Наименование налогового агента» указывается сокращенное наименование организации (в случае отсутствия — полное наименование) согласно ее учредительным документам.

В поле «Код по ОКТМО» указывается код муниципального образования, на территории которого находится организация – налоговый агент.

В поле «Телефон» указывается телефонный код города и номер контактного телефона налогового агента, по которому можно связаться с налоговым агентом.

Раздел 1 «Данные о физическом лице – получателе дохода» заполняются в соответствии с документом, удостоверяющем личность.

В поле «ИНН в Российской Федерации» вносится идентификационный номер Иванова П.П. 7723893355321.

Указываются фамилия, имя и отчество : Иванов Петр Петрович

В поле «Статус» указывается цифра 1, так как налогоплательщик является налоговым резидентом РФ.

«Дата рождения» — 10.02.1988.

«Гражданство страны» — числовой код Российской Федерации согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ) – 643.

«Код вида документа, удостоверяющего личность» — указывается код вида документа, удостоверяющего личность по приложению № 1 к  порядку составления справки. Для паспорта гражданина РФ этот код – 21.

«Серия и номер» — указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, причем «№» не проставляется.

В полях «Код дохода» и «Код вычета» значения приведены из приложений 1 и 2 к Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

В нашем примере используются три кода доходов: для заработной платы код дохода – 2000, для отпускных – 2012, для оплаты пособий по временной нетрудоспособности — 2300.

Код стандартного вычета на одного ребенка — 126.

Образец формы 2-НДФЛ для подачи в ИФНС:

Образец справки о доходах и суммах налога физического лица для выдачи сотрудникам:

В случае нарушения срока подачи справки ИФНС может начислить штраф — 200 рублей за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ).

От 300 до 500 рублей грозит в этом случае руководителю организации (прим. к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

При этом неважно, произошло опоздание на один день или справки не сданы вовсе, на размер штрафа это не повлияет.

Оштрафовать могут и за недостоверные сведения.

Причем Налоговый кодекс РФ не устанавливает перечень сведений, которые признаются недостоверными. По мнению ФНС РФ, недостоверными могут признаваться любые заполненные реквизиты сведений по форме 2-НДФЛ, не соответствующие действительности (п. 3 письма ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515). Например, ИНН физлица, номер его паспорта, код или сумма дохода и т.д.

При выявлении ошибок в справках 2-НДФЛ налоговому агенту следует либо скорректировать их, либо аннулировать.

Главное — сделать это до того, как налоговый орган сообщит вам об ошибке (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Если ошибки в справках налоговая инспекция выявит раньше вас, она может начислить штраф 500 рублей за каждую неверно составленную справку (п. 1 ст. 126.1 НК РФ, п. 3 письма ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).