Первичные документы: о чем не стоит забывать

Компания обратилась в суд с иском о взыскании с ответчика около 14 млн рублей. В обоснование своих требований ООО представило подписанные им в одностороннем порядке счета-фактуры на оплату продукции, деньги за которую так и не поступили.

Судьи пришли к выводу о недоказанности истцом факта поставки продукции, в связи с чем отказали в удовлетворении иска.

Дело в том, что согласно Закону о бухучете каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичными документами. Именно данные документы, в частности, товарные накладные, подтверждают передачу товарно-материальных ценностей.

Однако истец не представил указанные документы. Счета-фактуры и книги продаж являются односторонними документами.

При этом ни одного двустороннего документа либо документа, исходящего от ответчика и подтверждающего факт заключения и исполнения сделки, истцом также не представлено.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.06.2017 № Ф07-4084/2017

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Компания обратилась в арбитражный суд с иском о взыскании задолженности в размере 500 тыс. рублей, а также процентов за пользование чужими деньгами.

Судами было установлено, что организация заключила договор на консультационные услуги, которым предусмотрено, что исполнитель обязуется представить заказчику результаты оказанных услуг в бумажном и в электронном виде.
Стоимость услуг составляет 1 млн 500 тыс. рублей. Заказчик внес аванс в размере 500 тыс. рублей. Однако позже сообщил контрагенту об одностороннем расторжении договора и запросил у него копии документов, подтверждающие оказание услуг.

По мнению исполнителя, полный комплекс услуг был оказан. Правда, заказчик с этим не согласен, так как контрагент не представил подтверждающих документов. В связи с этим компания полагает, что предоплату нужно вернуть.

Суды первой и апелляционной инстанций установили факт оказания услуг. Выяснилось, что по первому этапу подготовлено и передано заказчику экспертное заключение, по второму – даны рекомендации об устранении неработающих гиперссылок на сайте, разработан порядок организации внутреннего контроля и т.д.. Оказание консультационных услуг и сопровождение процесса устранения имеющихся нарушений законодательства осуществлялось путем онлайн-консультирования исполнителя сотрудниками.

При этом само по себе отсутствие между сторонами подписанного акта выполненных работ не является основанием для вывода, что работы по договору не выполнялись. В противном случае нарушаются принципы возмездного характера оказываемых услуг и соразмерности компенсации оказанным услугам.

При возмездном оказании услуг заказчика интересует именно деятельность исполнителя, не приводящая непосредственно к созданию вещественного результата. Указанная позиция отражена в Постановлении Президиума ВАС РФ от 27.04.2010 № 18140/09.
Неподписание актов оказанных услуг при доказанности самого факта их оказания не может являться основанием для освобождения заказчика от их оплаты.

Суд кассационной инстанции согласился с выводами нижестоящих судов.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Арбитражного суда Московского округа от 27.12.2017 № Ф05-19640/2017

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Компания заключила договор купли-продажи, в рамках которого продавец поставил покупателю запасные части и специальное оборудование к транспортным средствам. Договор, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные подтверждают факт поставки.

Однако по итогам выездной проверки налоговики отказали компании в вычете НДС, доначислили налог, пени и штрафы. Основание: наличие ошибок в товарно-транспортных накладных (неуказание договора, количества грузовых мест, массы груза прописью, отсутствие ссылок на номера и даты транспортных накладных, на паспорта и сертификаты). Инспекторы посчитали, что данный факт подтверждает нереальность хозяйственных отношений между продавцом и покупателем.

Несмотря на это, судьи признали, что представленные первичные документы подтверждают доставку и получение компанией товаров. Выявленные ИФНС недостатки в товарно-транспортных накладных не являются существенными в силу ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не свидетельствуют о нереальности поставок товара и не могут служить основанием для вывода о непоставке товара.

Кроме того, компания представила товарные накладные по форме ТОРГ-12, в которых указаны:

•  наименование документа, дата его составления;
•  наименование организации, от имени которой составлен документ;
•  товар, его количественные и стоимостные характеристики;
•  общая стоимость товара.

Подлинность печатей, которыми заверены данные документы, налоговым органом не оспаривалась.

Водители, которые были указаны в ТТН, на допросе подтвердили, что действительно перевозили товар. Тот факт, что они не были официально оформлены у перевозчика и тот не подавал на них сведения и не платил налоги и взносы, к вычету НДС проверяемым налогоплательщиком отношения не имеет.

Таким образом, суд пришел к выводу о соблюдении компанией установленных НК РФ условий, необходимых для предъявления сумм НДС к вычету. Решение инспекции признано недействительным.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Арбитражного суда Северо-Западного округа от 20.12.2017 № Ф07-13132/2017

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

ИФНС убрала из расходов общества неподтвержденные затраты на покупку запчастей и товаров, доначислив налог на прибыль в размере 1,7 млн рублей.

Суд, изучив материалы дела, встал на сторону инспекции. Фемида посчитала, что доводы налоговиков об отсутствии реальных операций компании с контрагентами подтверждаются представленными доказательствами:

•  в счетах-фактурах, накладных от спорных фирм-поставщиков эксперты установили, что подписи их руководителей сфальсифицированы;
•  контрагенты не располагали имуществом, транспортом и не осуществляли операции, подтверждающие ведение хозяйственной деятельности;
•  деньги перечислялись транзитом на счета других компаний и физлиц;
•  по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, фирмы не находились.

Вывод: компания не была осмотрительна в выборе деловых партнеров, следовательно, расходы произведены вне связи с реальной деятельностью.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ Верховного Суда РФ от 01.08.2016 № 302-КГ16-8902

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Контрагент компании предлагает применять факсимильные подписи при документальном оформлении сделки. Допускается ли заверять таким способом первичные документы? Возможны ли в этом случае негативные налоговые последствия при признании организацией расходов по налогу на прибыль?

Ответ Минфина РФ однозначен: подписывать документы факсимиле неправомерно.

Дело в том, что Законом о бухучете предусмотрен перечень обязательных реквизитов первичного документа. Одним из них является подпись лица (лиц) с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для его идентификации.

При исчислении налога на прибыль не учитываются расходы, которые документально не подтверждены.

ПИСЬМО Минфина РФ от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Компания самостоятельно разработала способы исправления первичных документов по аналогии с правилами, установленными для счетов-фактур. При обнаружении ошибки в «первичке» оформляется новый документ с такими же реквизитами.

Однако ФНС РФ считает, что такое исправление документов недопустимо, так как Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» этого не предусматривает. Составление корректировочного документа возможно исключительно для счета-фактуры, который служит основанием для принятия НДС к вычету.

ПИСЬМО ФНС РФ от 12.01.2018 № СД-4-3/264

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Первичные документы должны быть составлены на русском языке. Если документ содержит записи на иностранном языке, то необходим построчный перевод.

Однако фирменное наименование товара можно не переводить, поскольку в этом случае могут быть нарушены права лицензионного правообладателя. Правда, нужно соблюсти условие, при котором из совокупных документов (счетов-фактур, накладных, актов приема-передачи товара, приходных ордеров) можно установить факт несения расходов. Свое мнение Минфин РФ основывает на решении суда (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК).

ПИСЬМО Минфина РФ от 18.05.2017 № 03-01-15/30422

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Федеральный закон № 402-ФЗ разрешает оформлять первичный документ на бумажном носителе и (или) в электронном виде. В последнем случае документ нужно завизировать электронной подписью (ЭП).

Использование ЭП регулирует Федеральный закон № 63-ФЗ. В нем говорится, что цифровой документ, который подписан квалифицированной подписью, может приравниваться к документу, составленному на бумаге, если бумажная форма по закону не требуется. Если же документ подписали простой или неквалифицированной ЭП, то он применяется только в оговоренных законами случаях или при договоренности между взаимодействующими сторонами.

Электронным документом, подписанным квалифицированной ЭЦП, можно подтверждать траты налогоплательщика. Правда, эта норма действует в том случае, если закон не требует обязательного составления документа на бумаге.

ПИСЬМО Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

В целях налогообложения прибыли расходы на перевозку груза автомобильным транспортом должны подтверждаться транспортной накладной, составленной по форме, приведенной в Приложении № 4 к Правилам перевозок грузов (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272).

Необходимость наличия именно этого бланка (никакого иного первичного документа в свободной форме, как то разрешает Закон о бухучете) вытекает из положений п. 2 ст. 785 ГК РФ. В норме сказано: заключение договора перевозки груза подтверждает составление и выдача отправителю транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного транспортным уставом или ГК РФ).

ПИСЬМО Минфина РФ от 21.12.2017 № 03-03-06/1/85703

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

•  договором аренды;
•  платежными документами;
•  актом приемки-передачи снимаемого объекта.

А вот ежемесячно оформлять акт по оказанным арендным услугам не обязательно.

ПИСЬМО Минфина РФ от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

Общий срок хранения «первички» составляет 4 года. Правда, есть нюансы.

Так, если база по прибыльному налогу уменьшается, документы следует хранить в течение всего процесса уменьшения базы.

Что касается сохранности документов, обосновывающих амортизационные отчисления, здесь также есть особый порядок. А именно: отсчет срока стартует исключительно с окончания начисления амортизации.

Ведомство напомнило и о необходимом сроке хранения бухгалтерских документов ‒ не меньше 5 лет с момента их последнего использования.

ПИСЬМО Минфина РФ от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"

При этом неважно, что размер образовавшегося убытка уже подтверждался налоговиками ранее.

Такой вывод напрашивается из решения суда по результатам спора, возникшего между инспекцией и обществом.

У него по итогам 2008–2010 годов образовался убыток в размере 26,8 млн рублей. В 2012 году в рамках выездной проверки налоговики проверили «прибыльные» декларации за эти периоды и не обнаружили ошибок при формировании налогового результата.

В 2014 году компания включила в базу по прибыли всю сумму указанного убытка. Инспекторы снова пришли с проверкой и запросили первичные документы по убыточным суммам.

Не получив их, налоговики убрали из «прибыльной» базы спорные суммы, доначислили налог в размере 5,4 млн рублей, пени, штраф.

Общество посчитало, что его права нарушены: ведь один и тот же убыток попал под двойную проверку. Компания попыталась обжаловать решение ИФНС сначала в досудебном порядке, но безуспешно.

Жалобы в суды также не помогли.

Три судебные инстанции признали правомерность истребования налоговиками «первички», подтверждающей размер понесенного убытка в периоде его возникновения.

Пунктом 4 ст. 283 НК РФ установлена обязанность хранить «убыточные» документы весь срок, в который уменьшается база на ранее полученный убыток. При этом НК РФ не предусматривает прекращения обязанности по их хранению после проведения налоговой проверки. Такой же вывод содержится в письме Минфина РФ от 23.04.2009 № 03-03-06/1-276.

Судами установлено, что проведенная в отношении общества выездная проверка за период с 01.01.2012 по 31.12.2014 не является повторной, так как ранее эти периоды не проверялись (п. 10 ст. 89 НК РФ).

Кроме того, уменьшение налоговой базы на убыток произошло в проверяемый период. Тот факт, что во время предыдущей проверки нарушений не выявлено, не говорит о незаконности решения ИФНС.

Акты проверки за предыдущие налоговые периоды, в рамках которых не были установлены нарушения, не исключают привлечения компании к налоговой ответственности.

Общество не доказало, что именно затребованные документы легли в основу решения по прошлым проверкам.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ Верховного Суда РФ от 19.01.2018 № 304-КГ17-21192

Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"