Новый Закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ предусматривает проведение в РФ до 31 марта 2021 года отдельными работодателями и сотрудниками эксперимента по применению документации, связанной с трудовыми правоотношениями, в цифровом виде, без дублирования на бумаге. Законодательный акт размещен на портале официального опубликования нормативных актов.
Перечень документов, которые будут вестись в цифровом варианте, утвердит работодатель. При этом в эксперименте не задействованы трудовые книжки, в том числе электронные. Участие в эксперименте осуществляется на добровольной основе.
Подготовка к исследованию включает следующие мероприятия со стороны компании:
• определяет дату начала;
• утверждает перечень видов документов;
• определяет свои подразделения, которые будут участвовать;
• за месяц до начала уведомляет об этом работников, которые могут вступить в эксперимент или отказаться;
• определяет перечень участвующих работников;
• подготавливает локальные акты и знакомит с ними персонал;
• создает информсистему для электронного кадрового документооборота.
В процессе эксперимента работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных сотрудников. Кадровые электронные документы будут храниться в течение сроков, регламентированных архивным законодательством.
Выдача «экспериментальных» документов сотруднику, согласно закону, осуществляется по выбранной им форме не позже трех рабочих дней со дня подачи заявления. Копию приказа о расторжении трудового договора должны выдавать в этот же день.
Все расходы на ведение в электронном виде документации, связанной с работой, а также на получение и использование сотрудником цифровой подписи работодатель берет на себя.
Для работников участие в эксперименте тоже добровольное. На любом этапе его проведения сотрудник вправе отказаться, но поставить в известность нанимателя нужно за две недели.
Кроме того, не допускается отказ от заключения трудового договора с потенциальным сотрудником, если он против участия в эксперименте.
Во время этого мероприятия документы, которые должны быть подписаны компанией, заверяются УКЭП. Если отдельные виды документов, в том числе трудовой договор, а также договор о матответственности заключаются с использованием информсистемы компании, то и работодатель, и работник должны использовать УКЭП. Если же документация формируется через портал «Работа в России», то работник может заверить ее простой подписью.
